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Overview: Procesos de facturación de proveedores automatizados en Dynamics 365 Finance & Suply Chain Management

En esta línea, Dynamics 365 F&SCM incorpora entre sus muchas funcionalidades: el procesamiento de facturas de proveedores y las ventajas de uso de procesos automatizados.

Dentro de la Administración de Características podemos activar características que se aplicarán sólo a las facturas de proveedores y que nos proporcionan ventajas de automatización de algunos procesos de facturación de proveedores de Cuentas a pagar.

Hablamos de procesos que incluyen el envío de facturas de proveedores importadas al sistema de flujo de trabajo y la correspondencia de las líneas de recepción de productos contabilizadas con las líneas de facturas de proveedores pendientes. El proceso automatizado muestra información sobre el progreso de una factura de proveedor a medida que avanza por cada uno de los procesos. Esta capacidad puede ayudar a los empleados y gerentes de cuentas a pagar a procesar las facturas de proveedores de manera más eficiente. También ayuda a reducir los errores e ineficiencias que pueden producirse cuando la información se introduce y procesa manualmente.

Los procesos de automatización pueden utilizarse para realizar estas tareas:

Enviar las facturas de proveedores importadas al sistema de flujo de trabajo

Como parte de un proceso de facturación de cuentas a pagar sin contacto, podemos hacer que el sistema envíe automáticamente una factura importada al sistema de flujo de trabajo. El proceso se ejecutará en segundo plano, con la frecuencia que se especifique (cada hora o diariamente). La capacidad de enviar automáticamente las facturas importadas al sistema de flujo de trabajo requiere que el proceso se inicie con una factura importada y para garantizar que la factura pueda procesarse de principio a fin sin intervención manual, debe incluirse una tarea de contabilización automática en la configuración del flujo de trabajo.

Emparejar las entradas de productos con las líneas de factura que tienen una política de concordancia de tres vías

El sistema puede hacer coincidir automáticamente las entradas de producto contabilizadas con las líneas de factura para las que se ha definido una política de triple conciliación o de tres vías. El proceso se ejecutará hasta que la cantidad de entradas de producto coincidentes sea igual a la cantidad de la factura. Como parte de este proceso, se puede especificar el número máximo de veces que el sistema debe intentar hacer coincidir las entradas de producto con una línea de factura antes de concluir que el proceso ha fallado. El proceso se ejecutará en segundo plano con la frecuencia que determinemos.

Validación previa de la contabilización de facturas de proveedores

La simulación de contabilización completa los pasos de validación que se realizan durante el proceso de contabilización de las facturas de proveedores, pero no se actualiza ninguna cuenta.

Experiencia mejorada para ver el flujo de trabajo y la información histórica de la automatización de las facturas de los proveedores

Se proporciona una vista rápida, eficaz y fácil para leer el historial de flujo de trabajo de la factura del proveedor. Se puede acceder al historial de flujo de trabajo de la factura del proveedor directamente desde la factura del proveedor. Por lo tanto, se requieren menos pasos o “clics” para encontrar esa información. El historial de automatización ayuda a identificar el paso actual del proceso, así como los pasos que ya se han completado. Cuando un paso no tiene éxito, el sistema proporciona información detallada para ayudarnos a entender la razón del fracaso.

Análisis y métricas

El espacio de trabajo de entrada de facturas de proveedores permite centrarse en las facturas de proveedores que no han pasado por el proceso automatizado. Los mosaicos del espacio de trabajo enumeran la información sobre las facturas de proveedores que no se enviaron correctamente al sistema de flujo de trabajo, no se importaron o no se conciliaron con las recepciones de productos.

Reanudar el proceso de automatización de múltiples facturas

Cuando una factura importada no se envía con éxito al flujo de trabajo mediante el proceso automatizado, el sistema la eliminará del procesamiento automatizado posterior. Un usuario de cuentas a pagar puede revisar y editar la factura antes de que el proceso automatizado la vuelva a enviar al flujo de trabajo.

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