EURI: la simplificación de los procesos de relación comercial con proveedores.

Existen diversos sistemas de comunicación con compañías que tienen sistemas de información de diferente dominio tecnológico. Sin embargo, aquellas pequeñas empresas, gremios industriales, incluso autónomos, quedan excluidas de la utilización nuclear de estos sistemas de comunicación, dado que su gran mayoría no operan con ERPs o soluciones que tienen incorporado los conversores de mensajería electrónica que permita intercomunicar información.

En algunos procesos de negocio, la solución a este problema es de vital importancia, dado que son estos proveedores de potencial económico  reducido, los que configuran el origen de los costes dentro de los procesos de valor en la cadena de suministro.

Para este universo de empresas de potencial reducido, si se les pudiera suministrar un sistema que captara la información básica necesaria para configurar los procesos de valor, sin pasar por la adquisición de un sistema informático imposible de digerir desde el punto de vista de su organización y capacidad de compra, estaríamos resolviendo un problema muy importante en las relaciones de negocio entre los clientes y este tipo de proveedores.

            ¿Pero qué sistema o qué programa, a través de qué medios informáticos o telemáticos podremos captar esta información básica?

La respuesta a esta pregunta debería responder a algo bastante extendido, universal y comúnmente aceptado, de fácil manejo, que soporte mensajería electrónica, que pueda ser trajinado sin mucha complejidad y con la que además,  se pueda operar económicamente.

Ese sistema existe y se denomina Excel de Microsoft. Respondamos ahora a las premisas expuestas en los comentarios anteriores. Todo concuerda, incluso el soporte de XML (mensajería electrónica) para que pueda ser utilizado.

Pongamos un ejemplo ilustrativo:

Un contratante (cliente) remite una estructura de oferta a diversos suministradores (proveedores), para recabar precios de determinados materiales contenidas en la misma. La remisión se realiza a través de los sistemas de comunicación como puede ser GNE (Gaia Net Exchange), o simplemente por correo electrónico. El objetivo final, es adjudicar a alguno de éstos, la oferta que considera más óptima, una vez recibida y analizada.

Estos proveedores tienen en su poder un sistema que denominamos EURI (Excel UBL Resolver Interface) que no es ni más ni menos que un Libro Excel especialmente configurado y preparado para recibir y gestionar la información de esta estructura de la oferta.

Previamente, el cliente y sus proveedores han convenido un sistema de comunicación determinado (plataforma GNE, correo electrónico, otros) para enviar y recibir las citadas ofertas en mensajería XML.

El proveedor a través de EURI abre el XML enviado, lee y visualiza el contenido de la oferta para que pueda ser cumplimentada. Cada proveedor introduce los precios en EURI, cierra la cumplimentación y da una orden a EURI, para que la estructura de la oferta ya cumplimentada se convierta a XML y se reenvíe, a través del sistema de comunicación convenido.

Por último, el cliente, como si fuera un XML más, integra la oferta enviada en su sistema de información, a través del mismo procedimiento pero de forma inversa.

Para asegurar el éxito de la comunicación entre el cliente y sus proveedores, EURI, cumple con diversos requisitos:

• Es capaz de leer la mensajería XML, bajo protocolo UBL(*).
• Tiene una interfaz de uso de fácil manejo que combina y asegura la total integridad de la información remitida con su plena usabilidad, obteniendo un resultado completamente consistente y sin errores.
• De forma inversa, convierte a XML, el conjunto de la información de la oferta cumplimentada. Partiendo de estos requisitos conceptuales, hay que resolver el problema de que la total libertad en el manejo de la herramienta Excel puede inducir a la pérdida de consistencia en la información remitida.

De alguna manera, el diseño de la interfaz debe asegurarnos un uso adecuado y no rígido de la información, pero también tiene que asegurarnos que su información no contenga errores y sea totalmente congruente.

En este sentido la principal clave del éxito, ha residido en el diseño y preparación de la herramienta adecuadamente a estos requisitos, especialmente para conseguir una herramienta de fácil manejo y plenamente consistente.

En definitiva, EURI es un libro Excel (xmlt), el cual, al abrirlo genera un documento Excel que contenie una estructura de datos diseñada para alojar un documento de intercambio de información.

Supongamos que tenemos un modelo de oferta diseñado en Excel que representa todos los datos necesarios para cumplimentar en nuestro sistema una oferta, así como las formulaciones correspondientes para cualquier cálculo.

Con este modelo, en la plantilla, se asigna a cada celda de datos una etiqueta del formato UBL, de tal forma que esta sirva para identificar unívocamente cada valor introducido. Esto, a efectos del usuario es invisible, ya que en estas celdas solo se permitiría introducir valores, sin que el usuario sepa si es una etiqueta o no. Estas celdas serán protegidas en el caso de que así se especifique, dejando de libre edición aquellas necesarias.

(*) UBL

Conocida por su acrónimo UBL (Universal Business Language), esta norma nace de la propuesta lanzada en 1998 por Charles Hoffman, un experto contable y auditor, para simplificar la automatización del intercambio de información financiera mediante el uso del lenguaje XML -entonces emergente y hoy casi ubicuo en todo lo relacionado con Internet-.

Hoffman era muy consciente de la necesidad de sistematizar este intercambio, a consecuencia de sus muchos años de experiencia con sistemas contables automatizados. En poco más de seis años, esta sencilla idea ha conseguido atraer el interés, primero, y el respaldo, posteriormente, de toda una comunidad de individuos y organizaciones, públicas y privadas, representando un gran número de países y coordinados en UBL Internacional, de la que nuestra Asociación es interlocutor en España.

Cabe destacar que algunos miembros de UBL España han participado de forma relevante en la promoción y puesta en práctica del estándar UBL. Lo que aporta UBL como novedoso es su característica de ser XML. El XML es el lenguaje utilizado en Internet para el intercambio de información. Multitud de herramientas, de facilidades, de tecnología está ahí, dispuesta a ser utilizada si los datos vienen en formato XML. Un informe de una empresa expresado en UBL, podrá ser visualizado en un navegador de Internet, o capturado en una hoja Excel, o incorporado a una base de datos sencilla. El mismo informe tratado por tres programas distintos. Programas de uso diario, de los que todo el mundo tiene en su PC y sin tener que hacer costosas adaptaciones en esos programas.

Otro aspecto novedoso en UBL es la estandarización. El concepto de taxonomía como indicador de las líneas maestras sobre las que se tiene que fundamentar el intercambio de información, hace que el tratamiento de los datos se simplifique enormemente. Un analista financiero, teniendo que tomar cuentas de 15 empresas distintas, cada una de ellas expresadas en un lenguaje y en un formato distinto. O un controller de una empresa con 12 filiales, que tiene que realizar hoy en día un trabajo ímprobo para consolidar sus cuentas, cada una de ellas expresadas en su propio lenguaje. En ambos casos, la adopción de UBL hará que estos trabajos de consolidación o de análisis estén a una distancia tan sólo de un clic, dado que el lenguaje utilizado para la preparación de los datos será el mismo. Y además será un buen lenguaje, en el sentido de que no existirán ni ambigüedades ni dudas sobre los conceptos expresados.

Ayesa 365