Pasos, acciones y decisiones en un proceso de selección de ERP

Establecer un plan, tener un presupuesto, los requisitos claros, un equipo interno, …. son elementos claves para asegurar que el ERP que elegimos para nuestra empresa es el mas adecuado, pero en muchas empresas la ausencia de criterios provoca decisiones desastrosas. Dedicar tiempo y recursos a elegir el sistema de gestión e información que respalde el crecimiento de nuestra empresa es critico.

¿Podemos sistematizar el proceso de selección del sistema de gestión?

1. Estudio inicial

• Definición del objetivo. Qué quiero conseguir con la implantación ERP
• Establecer equipo de evaluación y responsable. Es el momento de nombrar responsablesy coordinar las tareas.
• Estudio del coste por ineficiencia. Analizar lo que nos supondría  no cumplir el objetivo propuesto
• Definición presupuesto y planificar fechas. El presupuesto y las fechas condicionan y definen proyecto.
• Documento de Requerimientos Funcionales. Esta es una de las tareas que mas importantes y que mas  tiempo debería dedicar el equipo,  a mayor trabajo de definición interna mayor éxito.

2. Pre-selección.

Antes de abrir el proceso a terceros hay un trabajo interno:

Criterios a evaluar en el Fabricante

• Tamaño y solvencia. Consultar informes económicos
• Dependencia y ubicación fisica
• Referencias nacionales e Internacionales
• Inversión  i+d+i
• Modelo de distribución (Canal, Directa..)
• Adaptación a tamaño de empresa

Criterios a evaluar en el  ERP

• Flexible
• Plataforma
• Evolución
• Instalaciones
• independencia
• Cobertura funcional Estandar
• En la Nube o en un servidor en la empresa
• Tipo de licencia: On premise o Suscripción

Una vez realizadas las tareas anteriores, los siguientes pasos debería ser

• Elegir 5 candidatos, a la hora de valorar el implantar hay que considerar el tamaño de empresa, experiencia, cercanía, especialización….
• Preparar de la reunión con cada uno de ellos, definir duración, objetivos y entregar documento Requerimientos Funcionales
• Primera aproximación al ERP.
  • Demostración del estándar de la solución  (ERP) y la plataforma tecnológica.
  • Valorar propuestas, aproximación al precio.
  • Metodologia de implantación,
  • Respuesta a requerimientos no contemplados en el  Estándar

3. Short list – Lista Corta

El objetivo de esta fase es cerrar alcance, negociar  y decidir

• Finalistas. Elegir 2 proveedores con los que, con la información obtenida hasta el momento
• Trabajar con cada uno la Demostración  resolución puntos críticos según informe
• Cerrar el alcance de proyecto a todos los niveles
• Metodología para el proyecto: timing, recursos, cvs
• Soporte y evolución del proyecto
• Riesgos de proyecto y plan de contingencias
• Capacidades especificas y adicionales
• Conocer al director de proyecto

4. La decisión

Con toda  información anterior, podemos  tomar  de decisión, pero siempre atentos a las siguientes cuestiones:

• Coste de mantenimiento de hardware
• Soporte a personalizaciones
• Coste evoluciones de producto, actualización
• Coste de tiempo interno de dedicación
• Coste cambio de versión

Clara Camprovin