¿Cómo optimizar la administración de documentos en Microsoft Dynamics NAV 2016?

Nueva funcionalidad de Documentos entrantes

Ahora es posible que los documentos de  entrada escaneados y los documentos electrónicos se pueden almacenar en Microsoft Dynamics NAV en Documentos entrantes. Desde ahí, se pueden seguir procesando en Microsoft Dynamics NAV. Los vínculos al documento entrante permiten la navegación desde cualquier documento creado, documento contabilizado o asiento de transacción financiera en Microsoft Dynamics NAV.

Desde estas ubicaciones, el documento original vinculado está disponible para consulta. También es posible buscar asientos
contables que no tengan un documento entrante adjunto, y adjuntar una entrada de documento entrante manualmente.
Los documentos en papel se pueden escanear y añadir manualmente a los documentos entrantes, o se pueden capturar con un
teléfono o tableta con la aplicación Microsoft Dynamics NAV o, por ejemplo, con Office Lens.

Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
La integración de OCR permite extraer facturas o notas de abono en PDF o escaneadas en datos estructurados para procesarlos después automáticamente del mismo modo que los documentos electrónicos. Además de añadir reglas de texto a cuenta a las reglas de cuenta predeterminadas en función del proveedor.
Tal como se distribuye, se admite el servicio de captura de facturas de Lexmark para Microsoft Dynamics NAV, pero la arquitectura permite usar un servicio OCR diferente o un software externo. Con la integración del servicio de captura de facturas de Lexmark, se puede extraer información del encabezado y del total. Los documentos se pueden enviar también directamente al servicio OCR mediante el correo electrónico. Para usar el servicio de captura de facturas de Lexmark de Microsoft Dynamics NAV, se debe crear una cuenta en dicho servicio y se pondrá a disposición del usuario una SKU gratuita.
Los documentos entrantes se pueden enviar o recibir del sistema OCR manualmente, además de usar una cola de trabajo.

Flujo de trabajo de documentos entrantes
Añadir flujos de trabajo para procesar automáticamente cualquier documento electrónico entrante, por ejemplo:

• Envíe y reciba documentos del sistema OCR automáticamente.
• Cree borradores de compra en Dynamics NAV.
• Contabilice el borrador.
• Cree líneas de pago para los documentos contabilizados.

El usuario puede definir condiciones del flujo de trabajo para controlar el flujo en función del proveedor o el importe, por ejemplo.