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Lo que necesitas saber sobre Office 365

Una de las aplicaciones  más populares del mundo, Microsoft Office es utilizado por 1.500 millones de personas en todo el mundo.

Millones de empresas confían en las herramientas de la suite para comunicarse, y crear documentos. Pero hay mucho más en Office de lo que muchos usuarios creen, particularmente desde el lanzamiento de Office 365.

Si estas valorando migrar a la nube o simplemente quieres saber un poco más sobre el funcionamiento interno de este conjunto de herramientas digitales, sigue leyendo; empezamos por las preguntas más basicas sobre Office 365.

¿Qué es Office 365?

Lanzado en 2001, Office 365 es un modelo de suscripción basado en la nube de la suite de productividad Microsoft Office de Microsoft. Office 365 contiene las mismas aplicaciones básicas que las versiones tradicionales de Office, como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote y, dependiendo del plan adquirido, también puede incluir otras aplicaciones y servicios como Publisher, Planner, OneDrive, Exchange, SharePoint, Skype, Yammer y Microsoft.  

Hay una serie de paquetes diferentes disponibles para la licencia de Office 365, incluidas versiones para uso personal, hogares de múltiples usuarios, estudiantes, empresas, organizaciones sin fines de lucro e instituciones educativas. 

También hay versiones de Office en línea y solo para dispositivos móviles, conocidas como Office Online, a través de las cuales los usuarios pueden obtener acceso a las versiones de características limitadas de las aplicaciones de Office de forma gratuita. 

¿En qué se diferencia Office 365 de las versiones anteriores de Office? 

Office 365 es un servicio basado en suscripción, lo que significa que en lugar de comprar una licencia con un solo coste  inicial, los usuarios pagan una tarifa de suscripción mensual para acceder al servicio a un nivel de su elección.  

Con el modelo basado en suscripción de Office 365, los usuarios siempre tienen acceso a la versión más reciente, ya que la plataforma la actualiza Microsoft, mientras que los usuarios locales perpetuos tendrían que comprar una nueva copia de la última edición para poder usar nuevas características. 

Office 365 también se construye como una aplicación en la nube; Aunque las versiones de escritorio de sus aplicaciones están disponibles con ciertos planes, está diseñada para ser utilizada en línea. Todas las aplicaciones, servicios y datos generados por Office 365 se alojan en los servidores de Microsoft.  

Los usuarios no necesitan instalar software o mantener ningún hardware en el que ejecutarlo. Office 365 también incluye alojamiento de correo electrónico y espacio de almacenamiento en la nube, de modo que los usuarios pueden alojar sus archivos en línea y tener acceso a ellos donde y cuando lo necesiten, desde cualquier dispositivo que se conecte a Internet.  

Al estar basado en la nube, Office 365 también viene con una serie de características que no están disponibles en versiones anteriores y perpetuas. 

¿Quién usa Office 365 para empresa y por qué? 

 Para las empresas, Office ofrece mucho más que el procesamiento de textos y la edición de hojas de cálculo.  Office se ha convertido en un amplio conjunto de herramientas inteligentes que permiten a las organizaciones ser más productivas y eficientes. Y con muchas opciones de planes personalizados disponibles, las empresas de todos los tamaños y circunstancias pueden obtener acceso a estas herramientas al instante.  

Con Office 365, todas las aplicaciones y servicios están conectados entre, facilitando el trabajo en equipo, ahorrando tiempo a los empleados y permitiéndoles trabajar mejor juntos a través de herramientas como chat en equipo, reuniones en línea, co-autoría y compartir archivos.

La inclusión del almacenamiento en la nube y las aplicaciones móviles en el conjunto de aplicaciones de Office 365 también permite a las organizaciones trabajar donde sea y cuando sea, con acceso seguro a contenido, conversaciones, tareas y horarios desde cualquier dispositivo. 

Con la seguridad de los datos, un tema candente para las organizaciones en todas los sectores, eligen Office 365 debido a sus medidas de seguridad en capas, el monitoreo proactivo de datos, la protección de la privacidad y el acuerdo de nivel de servicio de 99.9%.  

¿Cómo puede ayudar a las empresas a crecer? 

Las excelentes herramientas de productividad ayudan a todos en una organización a ser más productivo, y a comunicarse de manera más efectiva Office 365 hace que realizar tareas esenciales como buscar información, compartir conocimientos, comunicarse con colegas, procesar datos y planificar y organizar sea más rápido y sencillo, reduciendo el tiempo dedicado a tareas administrativas y dejando a las empresas más tiempo para crear, innovar y mover el negocio hacia adelante. 

Las aplicaciones que se agregaron recientemente a Office 365 brindan a los usuarios comerciales herramientas aún más esenciales para ayudarles a crecer, que incluyen: 

  • Microsoft Connections, una herramienta básica de marketing por correo electrónico y una plataforma de compromiso con el cliente 
  • Microsoft Listings, una herramienta para ayudar a las organizaciones a administrar su información de negocios en plataformas como Facebook, Google, Bing y Yelp 
  • Microsoft Invoicing, una aplicación para generar y enviar facturas profesionales a los clientes y aceptar pagos sobre la marcha 
  • Outlook Customer Manager, un complemento de administración de clientes simple e inteligente para empresas que aún no necesitan un sistema de CRM completo. 
  • Reservas de Microsoft, que permite a los usuarios gestionar citas y horarios de los clientes. 
  • MileIQ, una plataforma de registro de millas que clasifica y envía automáticamente los viajes de negocios 
  • Business Center, un punto de acceso central para todas las aplicaciones comerciales de Office 365, a través del cual los usuarios pueden realizar un seguimiento de las métricas, como facturas pendientes, suscripciones de correo electrónico y reservas 

El uso de un paquete de productividad alojado en la nube también puede tener un efecto positivo en los resultados de la empresa. No solo los servicios basados ​​en suscripciones suelen ser más rentables y más flexibles si las circunstancias comerciales cambian, Office 365 no requiere ninguna inversión en hardware. Toda la infraestructura se maneja al final de Microsoft, lo que reduce la necesidad de contar con experiencia en TI para administrar el conjunto de aplicaciones y potencialmente reduce el gasto en servicios de TI internos.  

Qué aplicaciones y servicios incluye Office 365 para empresas? 

Exactamente, lo que se incluye en Office 365 para empresa depende del nivel de suscripción que el usuario elija, pero las aplicaciones y servicios principales disponibles a través de Office 365 incluyen: 

  • Word 
  • Excel 
  • PowerPoint 
  • Outlook 
  • OneNote 
  • Publisher 
  • Exchange 
  • SharePoint 
  • Skype for Business  
  • Microsoft Teams 
  • OneDrive for Business 

¿Qué es Microsoft SharePoint?  

SharePoint es una plataforma de colaboración basada en web que se integra con Microsoft Office. Lanzado en 2001, SharePoint se vende principalmente como un sistema de almacenamiento y administración de documentos, pero el producto es altamente configurable y el uso varía sustancialmente entre las organizaciones. 

Muchos planes de Office 365 incluyen SharePoint Online; Un servicio basado en la nube, alojado por Microsoft, para empresas de todos los tamaños. En lugar de instalar e implementar SharePoint Server local, cualquier empresa puede suscribirse a un plan de Office 365 o al servicio independiente de SharePoint Online. Sus empleados pueden crear sitios para compartir documentos e información con colegas, socios y clientes.  

 SharePoint permite a los usuarios: 

  • Cree, edite, administre y comparta documentos e información con colegas a través de subsitios específicos de negocios, departamentos o equipos 
  • Mantenga a los equipos actualizados utilizando bibliotecas de documentos, listas de tareas y calendarios 
  • Comparta noticias, eventos y actualizaciones comerciales de la compañía en sitios seleccionados 
  • Protege los datos y el contenido con permisos a nivel de documento 
  • Descargue y acceda a documentos fuera de línea usando SharePoint Workspace 
  • Comuníquese con sus colegas en tiempo real desde la interfaz de SharePoint Online 

Todos los planes de Office 365, excepto Office 365 Business u Office 365 ProPlus, incluyen SharePoint Online. 

¿Qué es OneDrive? 

OneDrive es el servicio de almacenamiento de archivos basado en la nube de Microsoft. Se puede almacenar en OneDrive todo tipo de archivos, incluidos documentos, imágenes, música y videos, y se puede acceder, administrar y compartir estos archivos de forma segura desde casi cualquier dispositivo, siempre que tenga acceso a Internet. OneDrive es donde todos los archivos se almacenan para los usuarios de Office 365 y permite que los archivos se sincronicen en escritorios, navegadores y dispositivos móviles. 

Todos los usuarios empresariales de Office 365 y de nivel empresarial reciben 1 TB de almacenamiento OneDrive, con suscriptores a los planes Enterprise E3 y E5 que reciben almacenamiento en la nube ilimitado.  

Más del 85% de las compañías de Fortune 500 usan OneDrive para negocios, y si una compañía no está suscrita a Office 365, puede suscribirse a OneDrive para negocios como un servicio independiente. OneDrive para empresas se puede implementar: en una nube pública, la mayoría de las veces como parte de un plan de Office 365; como un servicio híbrido en conjunto con SharePoint 2016; o en las instalaciones, como parte de las implementaciones de SharePoint 2013 o 2016.  

¿Qué es Microsoft Teams? 

Principalmente un producto de colaboración basado en el chat, la función principal de los Equipos es facilitar el trabajo en equipo y promover la productividad, con tres áreas clave de funcionalidad; chat, gestión de proyectos y amplia integración con Office 365. 

Teams reúne las capacidades de chat de Skype for Business, junto con herramientas de colaboración como el intercambio de documentos, funciones útiles basadas en la inteligencia artificial como los chatbots y las herramientas de gestión de proyectos en línea, lo que proporciona un centro de trabajo para los equipos modernos.  

¿Qué es Yammer?

Yammer es una red social para empresas que tiene como objetivo ayudar a los empleados a conectarse y comunicarse. Proporciona un espacio para la mensajería interdepartamental y el intercambio de información; Yammer es esencialmente el “círculo exterior”, para entregar noticias, anuncios y compromisos en toda la organización. Piensa en Yammer como un tablero de mensajes digitales de la compañía. Se diferencia de Teams en que Teams está diseñado para una colaboración rápida, íntima y unida entre los equipos de proyecto, y presenta una serie de herramientas de gestión de proyectos y de intercambio de documentos.  
  

¿Qué planes están disponibles para Office 365 para empresas? 

Actualmente hay dos modelos de licencia para usuarios empresariales que desean implementar Office 365. Las empresas con menos de 300 usuarios pueden optar por uno de los tres planes de Office 365 para empresas, y para las empresas más grandes, hay cuatro planes de Office 365 para empresas, todos los cuales soporta usuarios ilimitados. Los tipos de licencia se pueden mezclar para satisfacer las necesidades del negocio.  

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