Migrar con Éxito a Microsoft Dynamics

IbermaticaNAV EquipoLos informes o reports sufrieron ya un profundo cambio a partir de la versión 2009. Sin embargo con objeto de permitir una transición más suave entre los antiguos y los nuevos formatos, en esa versión 2009 los informes tenían una estructura “híbrida” que permitía su ejecución en “formato clásico”, por lo que un informe traspasado a la nueva versión, podía mantener un diseño (Layout) clásico y ser ejecutado con estas características gracias al cliente clásico que todavía se conservaba.

En las recientes versiones de Microsoft Dynamics NAV  y posteriores, ha desaparecido el cliente clásico y la estructura de los informes o reports han dejado de ser “híbridas”, manteniendo exclusivamente las nuevas características internas, por lo que estos objetos requieren una transformación completa.

Los nuevos informes incorporan capacidades funcionales, dinámicas y gráficas hasta ahora impensables en los informes clásicos. Pero los cambios técnicos de estos objetos afectan a todas las estructuras que lo componen: la estructura del origen de los datos para los informes (DataSet), el formato de salida del informe (Layout), los disparadores que organizan o estructuran el código C/AL (Trigers), e incluso los métodos para la recogida de opciones y filtros proporcionados por el usuario del informe (RequestPage).Los informes de la nueva versión son capaces por ejemplo de:

  • Incorporar características como la ordenación de los datos por cualquiera de sus columnas desde la vista previa del informe.
  • Vincular un dato agregado (resumido o sumatorio) con su información detallada, enlazándolo con una consulta en pantalla o con otro informe.
  • La inclusión de gráficos dinámicos y colores en el informe.
  • La salida del informe en formato Excel, Word, PDF o HTML.
  • La posibilidad de modificar el diseño de los informes desde el Layout de Visual Studio.

Si unimos todas estas posibilidades de los informes o reports, a la flexibilidad en el diseño de las pages, y a su capacidad de integración con Excel, podemos decir que nos encontramos ante un auténtico cambio de escenario para la obtención de información personalizada, que aporta algunas características propias de un sistema de análisis y reporting al entorno propio del ERP… No se malinterprete esta afirmación: de ningún modo esto puede sustituir a los sistemas específicos de análisis y reporting, así como al uso de herramientas de Business Intelligence. Pero indudablemente aportan un “primer acercamiento” muy interesante, sin salir del contexto del propio ERP.

De todo lo anterior se deduce que la forma en la que hasta ahora gestionábamos la información final en las anteriores versiones del ERP, ha cambiado drásticamente y es necesario favorecer una adaptación al nuevo modelo de explotación de la información, que va más allá del mero cambio tecnológico, y que afecta a la propia concepción y utilización de estas herramientas.

En muchas ocasiones nos encontramos versiones anteriores de NAVISION en las que además de numerosos reports modificados, de los más de 670 informes que contiene el aplicativo estándar, se habían añadido dos o tres centenares de informes adicionales personalizados… Un auténtico “disparate” en el que hemos colaborado a partes iguales usuarios, implantadores y técnicos, y que era hasta hace poco la manera “tradicional” de explotar la información. Este es un modelo de trabajo que obedece a las herramientas disponibles en ese momento, (no era un capricho), pero que por supuesto no debe exportarse al nuevo escenario. No tiene sentido transformar “trescientos informes a medida”, entre otras cuestiones porque muy pocas compañías (por no decir ninguna), utilizan realmente tantos informes para su gestión. Probablemente esta proliferación de informes en los sistemas de gestión se deba más a solicitudes concretas de determinados usuarios para una utilización muy puntual (ocasional), y al exceso de voluntarismo de los implantadores y desarrolladores que han dado soporte al sistema, que a una necesidad real de explotación.

Por otro lado, las nuevas características de los informes en particular, y de las capacidades de explotación de la información en general, hacen que muchos de los informes clásicos ya no sean necesarios y puedan sustituirse por consultas “ad hoc” específicas para cada situación puntual.

Resulta por tanto muy conveniente estudiar el caso de los informes por separado, seleccionando primeramente aquellos que realmente sean necesarios y utilizados para cada actividad y desechando el resto.

Después para cada uno de los informes seleccionados, y con ayuda del implantador, debemos estudiar si la información ofrecida se puede obtener mediante alguna consulta sencilla en el nuevo contexto de trabajo, así como en los elementos dinámicos: mostrar los datos agregados (resumidos), o en detalle, ordenación, etc., y en su caso, qué elementos gráficos podrían enriquecer la información mostrada.

Con este ejercicio previo a la transformación de informes podremos obtener un sistema de análisis y reporting mucho más adaptado a las nuevas características del producto, más eficiente para su explotación, y probablemente ahorrarnos dinero en la transformación de objetos innecesarios.

Si no se tienen las ideas muy claras a este respecto, suele resultar más conveniente traspasar al nuevo sistema únicamente los informes encargados de confeccionar los documentos de salida (pedidos, albaranes, facturas, abonos, etc.), y realizar este estudio previo de informes “en paralelo” con el resto de tareas de la actualización de versión; posponiendo la transformación de informes al momento en que tengamos claro qué hacer con ellos.

En todo este trabajo resulta indispensable el acompañamiento de un implantador que conozca las nuevas características y posibilidades de explotación de la información, que realice una labor de asesoramiento al respecto.

A continuación podéis el vídeo de un reciente webinar en el que analizamos las claves para abordar un proyecto de migración o cambio de versión de Microsoft Dynamics NAV (Navision) con garantía de éxito.

 

 

 

 

 

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