IB project

IB Project es un sistema de gestión avanzada de proyectos diseñado para Microsoft Dynamics. IB project se basa en la Gestión de Proyectos estándar de Microsoft Dynamics, enriqueciendo su funcionalidad, mejorando los procesos de trabajo y simplificando la operativa de esta. IB Project recoge la experiencia de Ibermática en la creación e implantación de soluciones para la gestión de proyectos en empresas de sectores muy diversos.

Nuestra experiencia al respecto tiene su origen en compañías del sector de la Construcción y Promoción Inmobiliaria, continúa en Centros Tecnológicos, y se extiende hacia empresas del ámbito de la Ingeniería, Oficinas Técnicas de compañías de carácter industrial, Departamentos de I+D+i interesados en la gestión eficiente de sus proyectos internos, Empresas dedicadas al Diseño que necesiten gestionar sus procesos creativos, (como la creación de prototipos), y otras Compañía del sector Servicios, que orienten su actividad hacia la gestión de proyectos (empresas de Marketing, Publicidad, Consultoras, Gabinetes técnicos, etc.).

“La aportación del sistema IB Project implantado por los profesionales de Ibermática nos está sirviendo paraJoseAntonioEtxarri asentar el pilar operativo y de gestión del centro, ayudándonos a realizar una gestión correcta de proyectos, procedimientos de validación y eficiencia de nuestros recursos de una manera sencilla y dinámica”.
 Jose Antonio Etxarri. Director General IK4-Lortek

Guía de Recomendaciones para una buena Dirección de Proyectos

Beneficios
  1. Solución en la Nube y con Office 365

  2. Herramientas BI para la toma de decisiones

  3. Integración Plataforma Microsoft

  4. Fácil de implementar y utilizar

  5. Integración con Dynamics CRM

tecnalia
lortek ik4
CEIT
Robotiker
tekniker
Beneficios
Generalista

Generalista, multisectorial, orientado hacia cualquier compañía con necesidades de gestionar sus proyectos. Recoge experiencias en empresas de sectores muy diversos.

Global

Integral, que contempla la gestión del ciclo completo de los proyecto desde su creación hasta el cierre. Dando  información relevante para la toma de decisiones.

Avanzado

Avanzado, incorpora funciones evolucionadas que responden a la realidad de su gestión, incorporando las mejores practicas.

Eficiente

Eficiente, ya que mejora, simplifica y optimiza la operativa, haciéndola más amigable para el usuario y por lo tanto más productiva..

Seguimiento

Seguimiento económico y técnico del proyecto integrado, proporcionando una visión global del proyecto en todas sus fases, subfases y tareas.

Integrado

Integrado con el resto de la funcionalidad de todos los módulos de Microsoft Dynamics NAV, incluido Microsoft Dynamics CRM y el resto de la plataforma Microsoft.

Mejoras
  • Posibilidad de gestionar proyectos para más de un cliente (Multicliente), pudiendo realizar un seguimiento agrupado individual por cliente.

  • Flujo de trabajo (Work Flow) configurable de aprobaciones para los cambios de estado ligados al proyecto.

  • Diferentes cierres (Técnico, Documental y Económico) para un mayor control del estado real durante el cierre de un proyecto.

  • Alineación con los conceptos de mejores prácticas en la Gestión de Proyectos.

  • Gestión y control de fuentes de Financiación del proyecto y de posibles Subvenciones.

  • Reparto económico de los costes, consumos y/o ingresos de proyectos que repercuten o impactan en otros proyectos.

  • Cash Flow, Análisis y Reporting específico.

  • Mejora en control de los avances del proyecto, de la línea base (compromisos con el cliente), de las tareas improductivas y de proyectos con desviaciones.

  • Mejora del control de la carga de trabajo y la disponibilidad de los recursos para asignarlos a las tareas de un proyecto.

  • Integración con el seguimiento gráfico de proyectos para representar la planificación temporal, la asignación de recursos y su grado de avance mediante los Diagramas Gantt de Microsoft Project.

  • Posibilidad de incorporar un portal web tipo Intranet o Extranet corporativa para la imputación de partes de trabajo, gastos de viaje, seguimiento u otras funcionalidades del sistema.

  • Gestión documental estructurada en carpetas por fases de proyecto y seguimiento.

  • Bandeja de entrada.

  • Control de las tareas asignadas, pendientes y realizadas por cada recurso del proyecto.

Características

Configuración y parámetros del módulo

Una buena parte del comportamiento funcional de este módulo se rige por opciones parametrizables, lo que le aporta una gran flexibilidad y adaptabilidad a distintos entornos de trabajo y casuísticas específicas.

Así, el sistema permite configurar la tipología y los números de serie para los proyectos y ofertas, los libros y secciones de los diarios donde opcionalmente podremos registrar la obra en curso del proyecto (WIP), los repositorios para almacenar los documentos relacionados con el proyecto, los responsables, fases, estados, listas de tareas a realizar, log de cambios, grupos contables utilizados en el proyecto, cuentas para el control de los costes, las compras, las ventas, la financiación y las subvenciones ligadas al proyecto, campos obligatorios,… y de modo general, todas las características que pueden definir el comportamiento funcional del módulo.

Anteproyectos (propuestas)

IB project gestiona la fase comercial previa al proyecto mediante la posibilidad de crear ofertas o propuestas, controlando su estado y permitiendo guardar distintas versiones de estos documentos.

Si la propuesta es aceptada, IBproject permite generar el proyecto, así como repercutir o traspasar los costes y consumos imputados durante toda la fase comercial.

Si la oferta es rechazada, el sistema permite guardarla en un histórico junto a los motivos de rechazo para posteriores análisis y obtención de conclusiones.

Existe así mismo un flujo de trabajo ligado al control de los cambios de estado de una oferta a proyecto, con la validación de los responsables definidos para ello.

Creación del proyecto

IBproject contempla la creación del proyecto y su estructura de fases, sub-fases (a distintos niveles), tareas, hitos de control, y estados del proyecto. En este momento se define la planificación técnica (temporal) y económica para el proyecto, las tareas de finalización y los documentos entregables a controlar.

Además, existen herramientas de ayuda para facilitar la creación de proyectos copiando su estructura y/o planificación.

Imputación de consumos reales

La imputación de consumos reales, partes de trabajo y gastos asociados al proyecto por los profesionales que intervienen en el mismo, puede realizarse desde el propio sistema de gestión (mediante su acceso local o su cliente web).

También puede integrarse con Microsoft SharePoint para ofrecer accesibilidad a estas y otras funciones de la gestión de proyectos a través de una Intranet o Extranet corporativa, mejorando de este modo la accesibilidad y productividad de la solución.

Compras y subcontrataciones

El módulo de Compras de Microsoft Dynamics está integrado con esta solución, permitiendo la gestión de los pedidos de compra, la recepción de materiales, la facturación por parte de los proveedores y la gestión de la cartera de pagos.

De esta forma todas las compras quedan asociadas al proyecto o proyectos para los que se han realizado, facilitando la gestión de los costes del proyecto y su seguimiento económico.

Así mismo el módulo permite también controlar las solicitudes de servicios o subcontrataciones (compra de mano de obra) ligadas a un proyecto, su facturación por parte de los subcontratistas y la correspondiente gestión de pagos.

Ingresos: facturación y subvenciones

El sistema propone diversos métodos de facturación para cada proyecto, en función de su naturaleza y de las condiciones pactadas con el cliente, (facturación por hitos sobre lo planificado inicialmente, o sobre los consumos reales).

IBproject está integrado con el sistema de registro de facturas y cartera de cobros de Microsoft Dynamics para facilitar toda la gestión completa del cobro.

Además IBproject puede gestionar los ingresos procedentes de otras fuentes de financiación, y las subvenciones recibidas.

Seguimiento de proyecto y analisis

IBproject incluye herramientas para el control y seguimiento técnico y económico de los proyectos. Cabe destacar entre ellas:

  • Seguimiento económico (en una sola pantalla).
  • Consulta del Grado de avance del proyecto.
  • Consulta de la Línea Base, que refleja los compromisos adquiridos con el cliente.
  • Consulta de tareas improductivas y proyectos con desviaciones en tiempo, coste y plazo.
  • Bandeja de Entrada, que permite conocer las tareas asignadas, pendientes y realizadas por cada profesional que interviene en el proyecto.
  • Control de la carga de trabajo y disponibilidad por recurso para facilitar su asignación.
  • Seguimiento técnico de la planificación.
  • Cash Flow específico para el control de flujos de efectivo ligados la gestión de proyectos.
  • Análisis y Cuadros de mando configurables mediante esquemas de cuentas adaptados a la gestión de proyectos.

Cierre de proyecto

El cierre de proyecto puede implicar una serie de tareas específicas, que afectan al ámbito técnico, documental y económico del proyecto. Por este motivo, se diferencian estos tipos de cierre que identifican por separado: la finalización de las tareas previstas, la entrega o recepción de toda la documentación prevista, y la liquidación de cobros y pagos pendientes para cada proyecto.

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