La comunicación

El elemento imprescindible en la mejora de procesos

La comunicación es un factor imprescindible en la gestión de nuestras empresas, es el elemento facilitador de la transmisión del conocimiento que a su vez fomenta la inteligencia colectiva potenciando los equipos de alto rendimiento.  Es por ello, por lo que es el instrumento que influye directamente en la mejora de los resultados, de la rentabilidad y de la productividad. ¿Está el Plan de Comunicación de nuestra empresa suficientemente elaborado? ¿tiene margen de mejora?

Nuestro punto de partida debe de indicar que todas las compañías en mayor o menor medida, sea formal o informal, poseen modos de Comunicación con sus colectivos de interesados (empleados, clientes, proveedores, etc.), aunque estos no estén formalmente institucionalizados en un Plan.

El primer paso que debiéramos de realizar, sino lo tenemos, es articular el Plan de Comunicación y estructurarlo en comunicación interna y externa a través de los canales que podemos y queremos potenciar.

El Plan de Comunicación Interna de nuestra compañía debe de estar vinculado a trasladar y fomentar la nuestra misión, visión y valores. Para ello, necesitamos la implicación de la dirección y la generación de una cultura de compañía donde los empleados puedan sentirse “embajadores” de la misma. Los empleados deben de compartir esos valores y sentirse participes de los objetivos.

Debemos también ser conocedores de los distintos colectivos que tenemos dentro de la organización, ya que los mensajes y las comunicaciones deberán estar bien estructuradas y enfocadas, no se trata de “sobre informar” y “saturar”, sino de canalizar y fomentar acorde a los intereses de cada uno.

¿Qué herramientas tenemos para poder fomentar la Comunicación interna?

• Reuniones: Aunque parezca un clásico, es la herramienta más utilizada por las compañías, pero también a veces la más ineficaz, porque pocas veces gestionamos correctamente el tiempo dedicado a las reuniones y estas pueden hacerse interminables, sin llegar a los objetivos marcados.

Elementos eficaces:

• Enviar convocatorias de reunión con los objetivos y temas a tratar, así como el tiempo dedicado a cada tema.
• Establecer la figura del moderador que controle los tiempos y las discusiones sin límite.
• Acordar fecha y modo para los temas pendientes y cumplimientos de objetivos.
• Generar un Acta de reunión con el resumen del tratado y las tareas pendientes con responsable y fecha.

• Circulares: Comunicaciones oficiales de la compañía, en función de los contenidos a los diferentes grupos o colectivos.
• Tablón de anuncios: Noticias o comunicados de todo tipo colocadas en un sitio visibles (corcho o similar).
• Revista Corporativa: En formato papel o en formato mail es un medio a través de cual podemos comunicar, noticias, publicaciones, los datos más relevantes de la compañía y las cifras, etc.
• Intranet Corporativa: Espacio cada vez más común que sirve como correa transmisora en ambos sentidos (compañía – empleados) y que puede contener a su vez varios elementos; blog, tablón de anuncios, newsletter con noticias relevantes, foros de participación, etc.
• Encuestas: Cada vez más utilizadas en formato electrónico para conocer la opinión de los empleados a la hora de implementar determinados temas, clima social, etc.
• Webex, Skype, etc. Reuniones a través de medios electrónicos, cada vez más utilizadas, evitan desplazamientos, nos ayudan a incorporar a clientes, proveedores, son altamente productivas.
• Grupos de trabajo ad-hoc: Grupos de trabajo generados con un objetivo concreto (alcance) y durante un tiempo (cronograma). La cohesión es necesaria para el logro del fin.
• Eventos de la Compañía con participación de los empleados en espacios más informales, Copa de Navidad, etc
• Manual de acogida de la compañía a disposición del empleado cuando se incorpora por primera vez a la compañía.

Estas y algunas otras, son medidas para fomentar la comunicación interna, pero también tenemos que la Comunicación externa, con terceros, es muy importante y que ellos forman parte de nuestros procesos, son elementos influyentes en nuestros resultados y por ello debemos trabajar en las medidas del Plan de Comunicación externo.

Puede ser que tengamos un responsable de Comunicación o Marketing que haya diseñado ya este Plan concienzudamente, estructurando los mensajes los medios y los calendarios; no obstante, hagamos referencia a algunas de las medidas más relevantes que en nuestro caso impactan en nuestros terceros, clientes, proveedores, socios, etc.

• Medios tradicionales: Por ellos entendemos,
  1. Artículos en prensa escrita
  2. Revistas especializadas del sector
  3. Radio
  4. Televisión

• Marketing Digital: Utilización de los canales digitales para orientar a los clientes potenciales hacia tu marca, productos y servicios. La Estrategia Digital es un elemento de ayuda imprescindible hoy en día en los negocios.

Como hemos visto, muchos son los canales de Comunicación que tenemos con los participantes en nuestros procesos, lo suficientemente relevantes como para que reflexiones en la forma de mejorar los mismos. En la Unidad de Microsoft de Ibermatica estamos para ayudarte a mejorar tus procesos, contacta con nosotros.

Carmen Muñoz

Consultora Senior Microsoft Dynamics