Control de Documentación de Subcontratistas (CDS)

Un sistema que resuelve una problemática legal, con el máximo de automatización posible.

 

 

El Control de Documentación de Subcontratistas (CDS) es un módulo desarrollado por Ibermatica, disponible para Microsoft Dynamics NAV (Navision) a partir de versiones 2009, y que gestiona la resolución de los supuestos legales referidos a la Ley 32/06 de 16 de Abril de 2006 que regula la subcontratación en el sector de la Construcción.  La citada Ley presupone 21 supuestos legales que se deben de cumplir y que el citado módulo, de forma genérica, los resuelve íntegramente, además de dejar la puerta abierta a resolver a futuro otros supuestos que se añadan o amplíen. Asimismo, el módulo está preparado para poder resolver más niveles de subcontratación recursiva que los actualmente vigentes en la Ley (tres Niveles).

El sistema parte de la definición de un conjunto de documentos privativos de los subcontratistas, sus trabajadores y sus máquinas. La definición se configura con arreglo a criterios de escaneo obligatorio, caducidad y obligatoriedad contractual, cuyo incumplimiento en su aportación documental al contratista, conlleva el bloqueo de funciones administrativas tales como la validez del contrato, las recepciones de albaranes e incluso, la gestión de los pagos correspondientes a las facturas recibidas. Estos documentos se agrupan con arreglo a perfiles determinados de tipos de subcontratista, máquina o persona, asignando dichos grupos, a cada subcontratista y obteniendo como resultado un conjunto de documentos privativos conforme a su perfil.

En aquellos contratos cuyo proveedor es un subcontratista, se asigna, automáticamente, toda la documentación inherente a su Grupo. Sobre la base del subcontratista principal, se podrá consignar en niveles inferiores (hasta tres), otro(s) subcontratista(s), asignándose en el caso de que se hubieran configurado automáticamente, sus documentaciones respectivas. El sistema está preparado para que de forma dinámica, se puedan introducir subcontratistas nuevos, con sus personas y máquinas respectivas y los grupos de documentación a que correspondan, según su perfil. Al final, se obtiene toda la documentación requerida por todos los subcontratistas intervinientes en el contrato, sus personas y sus máquinas.

Esta documentación genera avisos, enviados por impreso, por e-mail o por fax,  a los subcontratistas respectivos, donde se les requiere su aportación documental correspondiente. La documentación, una vez recibida, se escanea o se anexa, según la configuración de cada documento y por medio de una orden de registro, calcula nuevas caducidades o bloquea los procesos administrativos descritos más arriba.

Asimismo, contiene un registro de partes de presencia para el control horario de las personas y máquinas operativos de los subcontratistas.

Entre los principales atributos que conlleva este sistema, cabe destacar los siguientes:

  • Confección de los tipos de documentos a acreditar, por medio de una configuración específica. Generación de grupos de documentos según perfiles de subcontratista, persona o máquina y asignación de los citados grupos a los subcontratistas, personas y máquinas correspondientes.
  • Asignación del subcontratista al contrato y éste hereda los documentos de su grupo respectivo, sus personas y su máquinas. Asignación dinámica en el contrato, de nuevos subcontratistas por niveles y herencia documental correspondiente.
  • Confección de modelos de avisos con configuración de comodines de los datos de subcontratistas y de los avisos generados. Envío automatizado por e-mail o por fax. Registro en histórico de envíos, pasando los documentos a situación de pendientes.
  • Configuración del sistema de enrutamiento de carpetas y subcarpetas de los documentos de envío y recepción.
  • Registro de entrada de la documentación por escaneo o por anexado. Registro en histórico de recepciones, cálculo de nuevas caducidades y bloqueo de las funciones administrativas de validez contractual, recepción de albaranes y proceso de pagos.

RETORNO INVERSIÓN POR TRABAJAR CON CDS

TAREAS DE CONTROL DE DOCUMENTACION SUBCONTRATISTAS  % TIEMPO DEDICADO  % MEJORA CON CDS  AHORRO TIEMPO
Chequeo Actualización Documentación

33%

75%

25%

Bloqueo Pagos de Proformas

11%

90%

10%

Avisos a Subcontratistas sobre requerimientos de documentación

22%

50%

11%

Gestión Documentación Recibida

17%

33%

6%

Validación Documentos Recibidos

11%

33%

4%

Liberación Pagos de Proformas

6%

90%

5%

 

TOTAL

100%

 

60%

 

AHORRO ECONÓMICO CONTROL DE DOCUMENTACION SUBCONTRATISTAS

 

COSTE ANUAL POR PERSONA

 

AHORRO ANUAL POR PERSONA

 

AHORRO TOTAL ANUAL

Coste anual por persona       22.000,00 €      13.261,11 €   13.261,11 €
Personas implicadas en número

1

AHORRO ECONÓMICO ANUAL TOTAL       13.261,11 €

 

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Control de Documentación de Subcontratistas (CDS)

Juan Carlos Yarza Blog, Microsoft Dynamics NAV Leave a Comment


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