CRM para Fuerza de Ventas

Control y Medición del Forecast vs Pipeline

Es fundamental desde la gestión de fuerza de ventas de nuestro de CRM, proveer de las herramientas adecuadas para determinar nuestra previsión de ventas o Forecast, así como controlar nuestro Pipeline, embudo de ventas o en una definición más clara, el estado general de mis oportunidades de venta potenciales dentro de mi proceso comercial. Vamos a ver maneras de medir nuestro Forecast y Pipeline de manera sencilla con Dynamics 365.

Parece obvio, pero no siempre desde la responsabilidad comercial se tiene especial cuidado en revisar y controlar estos parámetros, que en definitiva supondrán información relevante en cuanto a nuestras ventas futuras pudiendo medir la previsión de desarrollo de nuestro negocio y una aproximación de crecimiento de nuestra cuenta de resultados.

La pregunta entonces que nos deberíamos hacer es: ¿qué necesito para poder realizar cálculo adecuado de mi Forecast y cómo puedo controlar o medir mi Pipeline? Para seguir adelante, damos por hecho que mantenemos y seguimos un proceso de venta estructurado, definido en fases/pasos y que todo el equipo comercial conoce (claves del proceso de venta):

FORECAST

Si queremos tener una visión cercana, pero no real, del volumen económico de las ventas en los próximos meses, un método muy común para calcular el Forecast es multiplicar la probabilidad de éxito de las ventas potenciales por los ingresos estimados de éstas obteniendo una previsión.

Siempre que tengamos en cuenta que este cálculo es una estimación y no debe tomarse en cuenta para otros cálculos o decisiones que necesiten mayor precisión o más reales, no hay problema, es sencillo y nos da una idea general de nuestra previsión de ventas.

Si queremos acercarnos a una información más real, tendremos que tener en cuenta no solo ya la probabilidad, sino la fase del proceso comercial en la que se encuentra nuestra oportunidad de venta. Así, podríamos utilizar para nuestro Forecast solamente aquellas oportunidades con una probabilidad alta (mayor al 75%) y en las últimas etapas del proceso (proponer y cerrar), calculando el total directamente sobre el importe de la propuesta. Tendremos entonces una previsión de ventas más aproximada a una realidad futura.

PIPELINE

Para medir e identificar nuestro Pipeline, no nos hace falta más que haber identificado el interés en nuestros productos/servicios, haberlos calificado y tener controlado el estado de las oportunidades de venta asociadas. Básicamente esto se traduce en seguir un proceso comercial que, si lo dividimos en fases podemos obtener nuestro funnel o embudo de ventas donde de un vistazo conocemos el camino de la canalización del interés en venta comercial.

A diferencia del Forecast, el Pipeline se mide en función de todas las oportunidades de venta potenciales abiertas y sus ingresos estimados, sin filtros ni otros cálculos, el total de venta potencial abierta.

La clave sobre el Pipeline radica entonces en conocer cuál es el volumen de Pipeline adecuado para conseguir mis objetivos comerciales. Tradicionalmente se ha usado la regla de 3×1, es decir, necesitas tres veces más Pipeline que tus objetivos para lograrlos, presuponiendo así que se ganan 1 de cada 3 oportunidades.

Sin embargo, otro método muy usado en grandes organizaciones y más preciso, es calcular nuestra tasa de éxito comercial en base al periodo anterior sobre el pipeline que teníamos en el momento. Si dividimos nuestros objetivos comerciales por nuestra tasa de éxito tendremos la cifra total que nuestro Pipeline debería cubrir para asegurarnos una probabilidad alta de conseguir los objetivos marcados.