10 recomendaciones clave

Muchas empresas que se encuentran en un proceso de selección de software (CRM y ERP), emprenden este proyecto con enorme temor, todos hemos oído historias de fracasos  que cuestan  muchos miles euros para no obtener ningún beneficio, incluso algunas  implementaciones fallidas han terminado en juicios. Los estudios han demostrado que la selección del producto equivocado  es el principal motivo de fracaso en la implantación de un CRM y ERP. Aquí van mis 10 consejos para una selección exitosa de CRM y ERP.

1- Definir  los problemas

¿Cuáles son los problemas de negocio específicos que deben ser resueltos por el nuevo sistema?  y cuantificar cuál será ese beneficio. Hacer un análisis real implica considerar todos los costes: las interfaces, licencias, mantenimientos, recursos internos, …

 

2- Demostrar las capacidades con experiencia

Pedir garantías, hablar con clientes, solicitar referencias… Parece algo obvio, pero les aseguro que no se hace habitualmente.

 

3-Entender lo que se quiere y necesita.

Con demasiada frecuencia nos encontramos empresas que no tienen claro sus flujos, procesos… por lo que difícilmente pueden transmitir que hay que resolver. En esto casos, sin ninguna duda recomiendo un Diagnostico previo del sistema de información, que servirá de base para solicitar ofertas a varias consultoras.

 

4- Intentar adaptarse al estándar.

La mayoría de los ERP´s ofrecen amplias funcionalidades y buenos diseños, y si no lo tienen, no es el producto recomendado para nuestra empresa. Las personalizaciones encarecen, dilatan, e hipotecan la evolución de nuestro ERP y CRM.

 

5- Solicita una Demo que recoja tu circuitos principales.

Para que puedas entender lo que hace el ERP y como se adapta a tu empresa,  asegura  las promesas hechas en la demo se pueden implementar. No tengas miedo en pedir que hagan un ejemplo o  un circuito con tus productos o servicios.

 

6- Consultores con experiencia en su Sector

Si el consultor  no conoce tu sector, o ha realizado pocas implantaciones, hay muchas  posibilidades de que acabes costeando su formación. Ademas, su inexperiencia hará que pueda ofrecerte muy pocas recomendaciones. Ambos estaréis aprendiendo juntos.

 

7- Implementar la última versión.

Aunque parezca mentira,  en muchos casos debido a la falta de formación y conocimiento de las ultimas versiones algunos partners implantan versiones obsoletas. Esto es muy grave, el fabricante, en el caso de Microsoft Dynamics sólo manteniente las ultimas tres versiones,  si instalamos una obsoleta, quizás tengamos que plantearnos mucho antes una migración o cambio de version.

 

8- Definir un equipo   con un responsable desde el principio hasta el final

Al igual que haríamos con cualquier otro proyecto interno. Crear un equipo de champions , asignarle recursos, planificar su trabajo, definir sus tareas,  y objetivos para hacerle seguimiento. Hay mucho en juego.

 

9- Aprovechar la oportunidad para mejorar toda la organización

A estas alturas del post ya te habrás dado cuenta que la selección del CRM ó ERP no es sólo un proyecto del departamento informatico (TI). Necesitas involucrar a gestores del negocio, si no quieres fracasar.

 

10-Pedir informes financieros y asesoría legal del contrato ¡Antes de firmar!

Asegurarse de que las promesas realizadas durante la venta se cumplen el proyecto, establecer penalizaciones, pedir informes finacieros de la solvencia del partner y del fabricante… Son buenas recomendaciones que evitan muchos dolores de cabeza