4 Pasos a seguir o recomendaciones (basadas en mi experiencia).

Cuando una empresa se plantea elegir un ERP, lo habitual es que inicie un proceso de selección al que convoque a varias consultoras. Suele hacer una selección por fases, en una primera se centra en varios ERP´s,  con uno con varios implantadores de la misma solución, y después en la  segunda fase una vez definido el ERP,  se estudian las propuestas  de   varios proveedores de la misma solución. Incluso, hay casos en los que se da una tercera, en la que al final únicamente llegan dos o tres ofertas, que son las que se estudian mas detalladamente. También, me he encontrado casos, cuando hay poco tiempo disponible, en los que se solicitan los servicios de un consultor externo a la empresa para que acompañe y guíe este proceso de selección.

Por mi experiencia, abordar de esta manera el proceso de selección de ERP  complica y dilata todo el proyecto, y lo que es peor no garantiza que el ERP elegido cumpla con los requisitos de la empresa. A continuación,  sugiero una serie de recomendaciones que van encaminadas a garantizar que elegimos a la consultora y al ERP mas adecuado para cubrir  nuestras necesidades:

• Nombrar un responsable interno y un equipo para participar en el proceso de selección con conocimiento de las necesidades de nuestra empresa y capacidad para tomar decisiones.
• Hacer una primera pre-selección de ERP´s basada en la recopilación de información de diversas fuentes, preguntar a socios, colaboradores, proveedores, asociaciones, amigos,…. buscar opiniones en redes sociales, información en Internet, consultar paginas web, ect…
• Contratar un Diagnostico a una consultora con experiencia,  y que tengamos claro que no va a a participar en el proceso de selección posterior, con esto ganaremos objetividad y profesionalidad en su trabajo. Dependiendo del tamaño de la empresa estos servicios de Diagnostico de  necesidades pueden suponer una inversión de 2.000 a 6.000 euros, en muchas comunidades existen Subvenciones para este tipo de servicios, dentro de los programas TIC´s  para ayudar a la modernización de las empresas. Para abordar el Diagnostico la consultora realizará una serie de entrevistas con el equipo designado por la empresa, analizando las diferentes áreas y necesidades de cada departamento, ademas de la situación actual de la empresa y su posible evolución. Como resultado obtendremos un informe realizado por especialistas que indique cuales son los requisitos que debe cumplir nuestro ERP.
• Remitir el diagnostico  a las consultoras  pre-seleccionadas, explicando como va a ser el proceso y que información nos deben aportar. En esta fase, no es necesario mantener reuniones con cada uno de los candidatos, con lo que se ahorra un tiempo  importante, pero si es necesario responder o aclarar adecuadamente cualquier duda. Recomiendo que ademas de la información habitual se pida:
  • Informes de la situación financiera, esto es fundamental , después de los últimos casos de consultoras que han caído
  • Certificaciones disponibles, una empresa que invierte en formación y metodología siempre es interesante.
  • CV´s del equipo de implantación y su ubicación.
  • Referencias de clientes, advirtiendo que podemos llamarles o pedir una visita
  • Funcionamiento del servicio de Soporte Postventa

Por mi experiencia, después de  haber participado durante 15 años en procesos de selección con Microsoft Dynamics NAV (Navision), con toda la información recopilada, y aunque parezca complicado es posible hacer una segunda selección, el objetivo es centrar el mayor esfuerzo  del equipo  en  dos,  o como máximo tres consultoras,  para analizar cada oferta y la solución que proponen a nuestros requerimientos.

En un próximo Post comentaré lo que desaconsejo cuando vamos a llevar a cabo un proceso de selección de ERP en nuestra empresa.