¿Cómo aumentar la productividad con un CRM orientado a empresas que gestionan proyectos?

Productividad con plataformas de gestión XRM en la nube

Aunque nos cueste creerlo, en determinados departamentos y funciones, como es en este caso la Gestión de Proyectos, sigue habiendo resistencia a evolucionar desde un entorno desktop o in-office a un entorno cloud más colaborativo y ágil. El propio rol de Gestor o Director de Proyectos en sí mismo, también ha evolucionado y para bien, ya no es considerado como una figura responsable de la ejecución del proyecto en sí, solucionadores de problemas, sino que son tratados como un aliado estratégico más del cliente para conseguir los objetivos explícitos derivados de la finalización exitosa del proyecto.

Como tales, y con la “nueva” responsabilidad adquirida, hemos de reconocer la importancia de invertir más tiempo en nuestros clientes y agilizar cuestiones internas de planificación, gestión y control que hoy día podemos solventar de una manera más rápida y productiva a través de soluciones cloud.

Hay actividades internas de gestión que nos penalizan como gestores de proyecto y que impactan siempre de una manera u otra en el propio proyecto, en el trabajo de nuestro equipo y por consiguiente en nuestro cliente.

Podemos caer en el desconocimiento de situación de nuestro propio proyecto, ya sea por la diversidad de nuestra cartera de proyectos, por la dificultad de organizar reuniones internas de seguimiento, por la deslocalización de los miembros del equipo de proyecto, o por la falta de tiempo para realizar un número indeterminado de llamadas, envíos de email o revisión de toda una carpeta de correos sin leer en Outlook. Todo esto derivará en la pérdida de control de las tareas a ejecutar, de los entregables, de fechas incumplidas, fechas incumplidas sin fechas alternativas, etc. La gestión del proyecto puede convertirse en un caos solo salvable por la buena ejecución del mismo, pero que internamente el perjuicio tanto para el gestor como para los integrantes se hará notable.

¿Cómo podemos solventar estas situaciones poco deseables y, además, poder controlar la trazabilidad de la gestión de la cliente realizada a través de distintos departamentos (comercial, preventa, marketing, atención al cliente, …)? A través de una solución XRM en la nube con la que podamos gestionar nuestro proyecto.

Un buen ejemplo es la nueva plataforma Dynamics 365 de Microsoft con la que, entre otras características, vamos a poder:

• Acceder desde cualquier punto con acceso a internet, es una herramienta cloud accesible desde ordenador, tableta y móvil
• Solicitar recursos de manera interna a otros responsables de proyecto o áreas. Mejora de la organización interna y planificación global de recursos
• Administrar los distintos recursos implicados en el proyecto, identificándolos por sus características, habilidades, capacidades, conocimientos, etc.
• Sincronizar tu proyecto desde Microsoft Project Online a Dynamics 365 y viceversa, siempre la misma información, siempre todo actualizado.
• Definir la WBS (Work Breakdown Structure) del proyecto,  representarla en un diagrama de Gantt desde la que realizar in situ las modificaciones necesarias
• Controlar el avance de las distintas tareas y actividades del proyecto, es una herramienta colaborativa
• Controlar los tiempos, gastos y facturación de las actividades del proyecto y de cada recurso implicado. Tendremos una visión detallada del avance del proyecto, así como de la producción y su facturación.