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Guía imprescindible para implantar con éxito un ERP en una empresa de Construcción.

¿Cómo asegurar el éxito de un sistema de seguimiento y control de Obras en mi empresa de construcción?.

 

Durante más de 15 años me he dedicado a implantar la solución IB Building para el sector de la Construcción basada en el ERP  Microsoft Dynamics NAV (Navision) y este documento recoge en gran parte esta experiencia pero es de aplicación a cualquier otro ERP. La recomendaciones que a continuación especifico no pretende ser un compendio metodológico sobre normas generales de implantación, si no que tiene como cometido considerar las diversas alternativas que tenemos a nuestra disposición para el desarrollo de la misma, al objeto de que nos ayuden a trazar el camino más adecuado en la implementación de un sistema de gestión de obras.

 

 

La implantación debe de tener siempre presente, la esencia estándar de la solución y su obligada adecuación a las necesidades y realidad del cliente.

Obviamente, esta labor de desbroce en la implementación del ERP, implica no apartarnos sustancialmente, de los hitos más importantes que constituye un procedimiento de calidad para la implantación de proyectos, por lo que las citadas alternativas deberán estar perfectamente alineadas con el citado procedimiento. Asimismo, tampoco deberíamos apartarnos, excesivamente, de aquellos aspectos relacionados  con las fases y tiempo estimado estándar de implantación.

Tomando en consideración estos dos aspectos descritos, cabe la posibilidad de hacernos una primera pregunta: ¿implementar un sistema de gestión de obras se acerca más a la implantación clásica de un proyecto o por el contrario, se asimila más a la instalación convencional de un producto estándar?

Si bien es cierto que un sistema de gestión cara al sector debe de ofrecer un producto lo más estándar posible, con una amplia funcionalidad que cubra un elevado número de necesidades y requerimientos que demandan las empresas de la construcción, también lo es, el hecho de que las empresas de construcción son empresas que tienen una complejidad organizativa elevada como cualquier empresa que gestiona proyectos complejos como son las obras de construcción.

Por lo tanto, la respuesta a esta pregunta hay que buscarla en un mix de las dos consideraciones expuestas, puesto que la estrategia adecuada debería ser la siguiente: partiendo de una solución estándar que nos proporciona un alto nivel de funcionalidad, debemos de tratar la implementación del ERP   de gestión de obras dentro de los límites de  un proyecto normal, donde el nivel de adaptaciones a realizar reseñadas en el DAF (Documento de Alcance Funcional) debería tender a complementar la funcionalidad  estándar del producto.

Por lo tanto, más que un proyecto al uso, la implantación de un sistema de gestión de obras deberemos de entenderla como una “Solución-Proyecto”. Una mezcla de las dos orientaciones. Respondería a la idiosincrasia de un proyecto sectorial, donde ya se ha recorrido un trayecto de su desarrollo (la funcionalidad propia aportada en la solución), más que a la de un proyecto generalista, donde precisamente ese recorrido hay que realizar.

Otro aspecto a tener muy en cuenta es el que tiene que ver con el ritmo de la implantación y su relación con la estrategia de separar lo sustantivo, de lo supletorio, en lo que se refiere a las adaptaciones que se reseñen en el DAF.

El ritmo de la implantación va a depender principalmente, del “timing” que se establezca a la hora de acometer el proyecto y de aquellos problemas que surgen en el día a día que ralentizan la puesta en marcha efectiva del aplicativo. Sin embargo, el desarrollo de las adaptaciones pueden ralentizar a su vez, la marcha armónica del proyecto. En ese sentido, es importante desbrozar que es lo sustantivo de lo que no lo es, precisamente, para llevar a una segunda etapa el desarrollo supletorio del proyecto.

Asimismo, en las presentes recomendaciones se pretende orientar la implantación para determinar la conveniencia o no de que el proyecto se acomete por fases o por el contrario, se aborde todo él, de una sola vez.

Camino metodológico.

Como cuestión preliminar es necesario reseñar que el camino metodológico en relación a las etapas de implantación que se va a proponer a continuación, es un camino que marca una secuencia inversa a lo que la lógica de los procesos de la gestión de las obras, pudiera sugerirnos.

Es decir, la lógica nos dice que la génesis de la gestión de una obra comienza en el proceso de estudios y elaboración de su oferta y eventual adjudicación, que una vez adjudicada se debe de planificar su producción y costes previstos, para que el sistema esté preparado para la imputación ulterior de sus costes reales y de introducción de las mediciones que se van ejecutando (Producción ejecutada), terminando en la conformación del gasto y la realización de las certificaciones correspondientes y su ulterior facturación y contabilización.

Sin embargo, para que esta lógica de secuencia de procesos se pudiera llevar a cabo, deberíamos de registrar un conjunto de información básica (Cuentas, Clientes, Proveedores, Recursos de costes, Avales, etc.), para garantizar mínimamente que el sistema funcionara y respondiera correctamente a los objetivos inherentes a dichos procesos. Y es precisamente, en este punto, donde es necesario comenzar en la definición de los elementos básicos. A modo de ejemplo, difícilmente podremos confeccionar una solicitud de precios, en el proceso de estudios de ofertas, si previamente no existen en el sistema información consolidada de los proveedores y de su situación financiera (Saldos).

Teniendo en cuenta esta cuestión preliminar, la primera consideración que habría que tener en cuenta es que la base de cualquier implantación de un sistema gestión en una pyme convencional debe de partir en primer término, por la implantación del área económico financiero de la misma. El sector de la construcción no se escapa de esta consideración, más bien todo lo contrario. A menudo nos hemos encontrado con empresas del sector que necesitan con urgencia una ordenación de su estructura y situación financiera donde poner las bases de gestión mínimas a partir de las cuales pueda abordar la gestión de otras áreas, principalmente la producción y las compras.

Por ello, para esta situación nuestra recomendación es comenzar por la implantación de esta área económica y financiera, para posteriormente y por fases, abordar el resto de  las áreas.

En cualquier caso, y con independencia de la consideración expuesta, la estrategia más óptima es la de implantar todo el sistema simultáneamente o al menos los elementos troncales, aunque somos conscientes de que la compañía tendrá que soportar momentos de gran tensión interna. Por ello, las consideraciones que a continuación se exponen vienen determinadas por una implantación menos conflictiva y con menos riesgos.

Una vez puesto el orden en la gestión financiera, al terminar la implantación de esta fase, se han puesto las bases para activar la siguiente fase, que nuestra recomendación es que sea la fase de planificación, producción y compras (Variaciones Futuras- Precios contradictorios, plan de gestión, descomposición y/o asignación de costes y plan de compras). En realidad esta fase, podría tener dos subfases, la fase propiamente de planificación y la relacionada con el asentamiento del coste objetivo previsto.

Con el desarrollo de esta fase entramos de lleno en la gestión de la analítica de obras y en el control efectivo de la obra, en todas sus especificidades. Se da por supuesto, que esta fase se integra totalmente, con el área económica y financiero.

Por último, abordaríamos la fase de preventa, es decir, la gestión del área de estudios y elaboración de ofertas. Obviamente, la información gestionada en el proceso de esta área, se integrará, con la segunda fase recomendada.

Quedaría para el final, aquellos aspectos de la gestión que no se hayan abordado en el momento de implementar un área. Nos estamos refiriendo a módulos como la gestión del inmovilizado, la gestión del almacén central, el control de documentación de subcontratistas,  la gestión de plantas, etc.

Fases de la implantación.

1.-Fase 0: Realización de tareas comunes.

En esta fase común al conjunto de fases de la implantación se reseñan aquellas tareas que se producen, al principio, a lo largo del ciclo de vida del proyecto y al final del mismo.

Estas tareas son las siguientes:

  • Tareas relacionadas con la planificación del proyecto.
  • Tareas de confección del DAF.
  • Tareas de interlocución con el cliente.
  • Tareas internas de control de proyecto.
  • Tareas convenientes para la instalación física de licencias necesarias.
  • Tareas de dedicación a la transmisión de conocimiento del contenido del DAF del Jefe de proyecto o consultor a el(los) implantador(es).

 2.- Fase 1: Implantación área económica y financiera.

¿Qué objetivos se deben de cubrir en esta fase y que herramientas se necesitan para llevarlos a cabo?

No se trata de cambiar una contabilidad por otra, si no de implantar el conjunto del área económica y financiero, que implica, entre otras cuestiones, el cambio del sistema contable.

Por ello, es importante señalar los objetivos para esta fase:

  • Migrar los datos de contabilidad básicos del sistema anterior al nuevo. Plan de cuentas, Balance de situación y cuenta de explotación.
  • Migrar, opcionalmente, los históricos de movimientos contables.
  • Generar los estados financieros y compararlos con el sistema anterior. Validar la migración realizada con la información del sistema anterior.
  • Asentar la información de la contabilidad de terceros (Clientes, Proveedores y bancos), para su procesamiento con el nuevo sistema.
  • Sincronizar la gestión de cobros y pagos (Cartera) a una fecha y activar el sistema de gestión de cartera. Cuadre de saldos de terceros (Clientes y proveedores).
  • Asentar la información básica de la analítica de producción y costes. (Obras, Tipos y subtipos de obras, Avales, Avalistas, Recursos de costes).
  • Definir la estrategia de captura de los costes y/o gastos: por albaranes o por facturas. Preparar el sistema para la captura de los partes de actividad (Partes de MO y MAQ) y su método de valoración (a coste real o estándar). Generar facturas proformas (albaranes) de subcontratistas, dotar las provisiones de acopios no físicos (Gastos indirectos proporcionales), llevar a coste, las salidas de los acopios físicos.
  • Definir la estrategia con la producción y certificaciones: basarse en factura de venta o en producciones globales, para obtener la información de producción. (Recomendación en esta fase de introducción de las producciones globales).
  • Importar a través del formato BC3, los presupuestos en ejecución material (PEM) y crear los Master correspondientes para cada obra. Se definirá la estrategia a seguir para cada obra, clasificando las obras entre las que tendrán seguimiento de Master y las que se generará una agrupación única, para su control y seguimiento.
  • Se realizarán los cierres mensuales de contabilidad y de obras.

Al final de esta fase, se obtendrán todos los informes contables y financieros, se trabajará con las operaciones habituales de cartera (remesas, órdenes de pago de pagarés o confirmings, así como las gestiones de cobros que procedan). Asimismo,  se gestionará el IVA, según las especificaciones de la modalidad del IVA diferido y se obtendrá los informes de gestión correspondientes. Se trabajará con la conciliación bancaria automática Norma 43 y se gestionará la situación de avales.

¿Con qué herramientas contamos para llevar a cabo esta fase?.

Fundamentalmente, con la Plantilla de Migración, para la captura y registro de los datos maestros y diarios con balances iniciales. El cliente, con nuestra ayuda, debe de colocar su información disponible en dicha plantilla. La plantilla de migración es una herramienta donde se consigna la información no volátil (maestra), para por medio de un procedimiento correspondiente, dicha información se integre en el sistema de gestión de obras.Si se trabaja como el método de valoración de los partes de actividad a coste real, se deberá de activar la integración del Libro de la relación nominal de empleados con el resultado de liquidaciones de nóminas, para que el sistema recalcule y valore los partes de actividad

También deberemos contar, con la información preparametrizada contenida en una empresa base del sistema de gestión.

            ¿Qué no obtendremos todavía al terminar esta fase?

  • La gestión de estudios.
  • La planificación de la producción y la generación de los planes de gestión.
  • La gestión de nuevos reestudios y sucesivas replanificaciones de la evolución del coste y de la producción.
  • La gestión de las Variaciones Futuras (Nuevas mediciones de obra) y la gestión de  expedientes.
  • La introducción detallada de las producciones y certificaciones.
  • El asentamiento de las BD de productos para el cálculo de los costes.
  • La gestión de compras y generación de pedidos por proceso de adjudicación.
  • La generación de valoradas de producción a partir del detalle de producción.
  • El proceso de cierre integral de obras que conlleva el cuadre analítico y contable.
  • La implementación de otros módulos necesarios del ERP.

3.- Fase 2: Implantación áreas de Planificación, Producción y Compras.

 Una vez que el área económica y financiera esté arrancada, entonces, se comenzará esta etapa. Es importante que el personal, sobre todo administrativo, ruede con el aplicativo, ello aportará un conjunto de beneficios e impactos positivos para la correcta implementación del ERP en la organización. Entre otros caben citar los siguientes: la familiarización del personal con el sistema de gestión, ayudará a que el personal propio de obra pueda ser asistido por éste; si el proceso ha sido exitoso, animará al personal de obra a “pegarse” con el aplicativo, sin temor a malas famas previas, etc..

Esta fase es la fase más complicada, pues implica directamente a todo el personal de obra, es decir, al jefe de obra, al encargado y al personal administrativo asistente. La información que debe de suministrar el jefe de obra, es el factor decisivo, para que esta fase se desarrolle, correctamente.

            ¿Qué objetivos se deben de cubrir en esta fase?

  • Revisar los costes directos e indirectos previstos, mensualmente.
  • Indicar las variaciones de medición y precios contradictorios del PEM e introducir los posibles nuevos capítulos y unidades de obra correspondientes. Generar los expedientes y modificar la situación de estados de aprobación.
  • Planificar la obra, lo que implica, capturar el PEM, crear los master (se supone que en la primera fase ya se han hecho estas tareas) e introducir el planning de obra, con la ayuda del MS/Project o de forma manual, por la introducción de porcentajes.
  • Generar el plan de gestión de cada obra, a partir del planning, los períodos medios para el cálculo del flujo de caja y la aplicación de % de interés compuesto y gastos generales. Registrar el Plan de gestión.
  • El asentamiento de las BD de productos para el cálculo de los costes.
  • Confeccionar el plan de compras, en base a descompuestos de coste de las unidades de obra, productos genéricos (BD de productos) o las propias unidades de obra, además de la selección de los proveedores por gremios y homologación de calidad. Este proceso implica la generación de las ofertas y comparativos en Excel, así como el proceso de adjudicación a proveedores y generación de sus pedidos (Normales y/o Abiertos), correspondientes. Asimismo, el  tratamiento de los pedidos conlleva su gestión de firmas y alertas, así como la prolongación contractual de cada Pedido y su confirmación.
  • Cerrado el plan de compras, registrar el reestudio vigente de la obra.
  • Producir los albaranes, contra los pedidos generados en el proceso de adjudicación del plan de compras. Si en la fase primera se había activado la introducción de albaranes, éstos se habían introducido, sin tener en cuenta la existencia previa de pedidos, dado que no se había activado el plan de compras y su proceso de adjudicación. En la fase actual, los albaranes se deberán de consignar teniendo en cuenta como base, los pedidos ya generados, salvo aquellos albaranes no planificados (albaranes a pié de obra).
  • Introducción detallada (por medición) de las producciones y certificaciones. (Se suprime la introducción de las producciones globales). Se activa el proceso de generación de facturas de venta, en la confección y aceptación de certificaciones.
  • Obtención de las relaciones valoradas de producción, en base a la introducción detallada de las producciones y los precios de coste ( de compra) de  las unidades consignadas en los pedidos (contratos). Generación de los albaranes (facturas proforma) correspondientes.
  • Producir el proceso de cierre integral de obras que conlleva el cuadre analítico y contable. Cierre de Obra, cierre contable y cierre definitivo. Verificación de los asientos de cuadre obtenidos. Activar la solicitud de nuevos reestudios, para la obtención de los mismos.
  • Obtención de nuevos reestudios lo que conlleva el cálculo del nuevo coste, por imputación de la producción y el impacto de las variaciones futuras, así como la replanificación de la producción y coste pendientes (Nuevo Project). Revisión del nuevo coste y cálculo  del nuevo plan de gestión.

            ¿Qué no obtendremos todavía al terminar esta fase?

  • La gestión de estudios.
  • La implementación de otros módulos necesarios del ERP.

  4.- Fase 3: Gestión de Estudios.

 Con el rodaje de las fases primera y segunda mencionadas con anterioridad, se obtendrán los elementos de análisis necesarios para el control y seguimiento de las obras en la etapa de ejecución de las mismas. Siguiendo con el proceso inverso citado al comienzo del presente documento, con la fase de gestión de estudios se culmina la integración de las citadas fases con la etapa de preventa o de elaboración de ofertas y adjudicación de las mismas.

La activación de esta fase, conlleva la sustitución paulatina de la utilización de otros programas de medición y presupuestos (Presto, Memphis, etc..) para la elaboración de las ofertas, dado que el objetivo fundamental de la activación de esta fase consiste en mantener en un único repositorio (BD), todas y cada una de las áreas de gestión de una empresa constructora.

Por lo tanto la activación de esta etapa se justifica en la integración de procesos que conlleva y en la consecuente reutilización de información generada en esta etapa, para las demás etapas subsiguientes. No se justifica tanto en la utilización de los métodos de elaboración de las ofertas, donde posiblemente, el nivel de especialización de los programas mencionados sea mayor y más versátil.

Los objetivos que conlleva la activación de esta fase se concretan en:

  • Apertura de los estudios y aplicación de dos niveles de filtro, para desechar o no el estudio de los proyectos que se quieran acometer. Aplicación de firmas.
  • En caso de acometida del estudio, captura del presupuesto en ejecución material en formato BC3 y creación de su estudio correspondiente de costes. Aplicación de los diversos métodos a disposición para la elaboración del mismo (Percentiles, BD técnicas, alzados, etc.).
  • Simulación de alternativas, aplicación de coeficientes y generación del presupuesto de oferta definitiva. Elaboración de la hoja de cierre. Aplicación de firmas.
  • Proceso de adjudicación, apertura de plicas (en su caso) y generación automática de la Obra.
  • Explotación de la estadística concursal y otros informes de control y seguimiento de las ofertas.

¿Qué no obtendremos todavía al terminar esta fase?

  • La implementación de otros módulos necesarios del ERP.

 

 

 

 

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Guía imprescindible para implantar con éxito un ERP en una empresa de Construcción

Juan Carlos Yarza Blog, Construcción 4.0, Microsoft Dynamics NAV Leave a Comment


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