¿Cómo asegurar el éxito de un sistema de seguimiento y control de Obras en mi empresa de construcción?.

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Durante más de 15 años me he dedicado a implantar la solución IB Building para el sector de la Construcción basada en el ERP  Microsoft Dynamics NAV (Navision) y este documento recoge en gran parte esta experiencia pero es de aplicación a cualquier otro ERP. La recomendaciones que a continuación especifico no pretende ser un compendio metodológico sobre normas generales de implantación, si no que tiene como cometido considerar las diversas alternativas que tenemos a nuestra disposición para el desarrollo de la misma, al objeto de que nos ayuden a trazar el camino más adecuado en la implementación de un sistema de gestión de obras.

La implantación debe de tener siempre presente, la esencia estándar de la solución y su obligada adecuación a las necesidades y realidad del cliente.

Obviamente, esta labor de desbroce en la implementación, implica no apartarnos sustancialmente, de los hitos más importantes que constituye un procedimiento de calidad para la implantación de proyectos, por lo que las citadas alternativas deberán estar perfectamente alineadas con el citado procedimiento. Asimismo, tampoco deberíamos apartarnos, excesivamente, de aquellos aspectos relacionados  con las fases y tiempo estimado estándar de implantación.

Tomando en consideración estos dos aspectos descritos, cabe la posibilidad de hacernos una primera pregunta: ¿implementar un sistema de gestión de obras se acerca más a la implantación clásica de un proyecto o por el contrario, se asimila más a la instalación convencional de un producto estándar?

Si bien es cierto que un sistema de gestión cara al sector debe de ofrecer un producto lo más estándar posible, con una amplia funcionalidad que cubra un elevado número de necesidades y requerimientos que demandan las empresas de la construcción, también lo es, el hecho de que las empresas de construcción son empresas que tienen una complejidad organizativa elevada como cualquier empresa que gestiona proyectos complejos como son las obras de construcción.

Por lo tanto, la respuesta a esta pregunta hay que buscarla en un mix de las dos consideraciones expuestas, puesto que la estrategia adecuada debería ser la siguiente: partiendo de una solución estándar que nos proporciona un alto nivel de funcionalidad, debemos de tratar la implementación de la solución de gestión de obras dentro de los límites de  un proyecto normal, donde el nivel de adaptaciones a realizar reseñadas en el DAF (Documento de Alcance Funcional) debería tender a complementar la funcionalidad  estándar del producto.

Por lo tanto, más que un proyecto al uso, la implantación de un sistema de gestión de obras deberemos de entenderla como una “Solución-Proyecto”. Una mezcla de las dos orientaciones. Respondería a la idiosincrasia de un proyecto sectorial, donde ya se ha recorrido un trayecto de su desarrollo (la funcionalidad propia aportada en la solución), más que a la de un proyecto generalista, donde precisamente ese recorrido hay que realizar.

Otro aspecto a tener muy en cuenta es el que tiene que ver con el ritmo de la implantación y su relación con la estrategia de separar lo sustantivo, de lo supletorio, en lo que se refiere a las adaptaciones que se reseñen en el DAF.

El ritmo de la implantación va a depender principalmente, del “timing” que se establezca a la hora de acometer el proyecto y de aquellos problemas que surgen en el día a día que ralentizan la puesta en marcha efectiva del aplicativo. Sin embargo, el desarrollo de las adaptaciones pueden ralentizar a su vez, la marcha armónica del proyecto. En ese sentido, es importante desbrozar que es lo sustantivo de lo que no lo es, precisamente, para llevar a una segunda etapa el desarrollo supletorio del proyecto.

Asimismo, en las presentes recomendaciones se pretende orientar la implantación para determinar la conveniencia o no de que el proyecto se acomete por fases o por el contrario, se aborde todo él, de una sola vez.

Camino metodológico.

Como cuestión preliminar es necesario reseñar que el camino metodológico en relación a las etapas de implantación que se va a proponer a continuación, es un camino que marca una secuencia inversa a lo que la lógica de los procesos de la gestión de las obras, pudiera sugerirnos.

Es decir, la lógica nos dice que la génesis de la gestión de una obra comienza en el proceso de estudios y elaboración de su oferta y eventual adjudicación, que una vez adjudicada se debe de planificar su producción y costes previstos, para que el sistema esté preparado para la imputación ulterior de sus costes reales y de introducción de las mediciones que se van ejecutando (Producción ejecutada), terminando en la conformación del gasto y la realización de las certificaciones correspondientes y su ulterior facturación y contabilización.

Sin embargo, para que esta lógica de secuencia de procesos se pudiera llevar a cabo, deberíamos de registrar un conjunto de información básica (Cuentas, Clientes, Proveedores, Recursos de costes, Avales, etc.), para garantizar mínimamente que el sistema funcionara y respondiera correctamente a los objetivos inherentes a dichos procesos. Y es precisamente, en este punto, donde es necesario comenzar en la definición de los elementos básicos. A modo de ejemplo, difícilmente podremos confeccionar una solicitud de precios, en el proceso de estudios de ofertas, si previamente no existen en el sistema información consolidada de los proveedores y de su situación financiera (Saldos).

Teniendo en cuenta esta cuestión preliminar, la primera consideración que habría que tener en cuenta es que la base de cualquier implantación de un sistema gestión en una pyme convencional debe de partir en primer término, por la implantación del área económico financiero de la misma. El sector de la construcción no se escapa de esta consideración, más bien todo lo contrario. A menudo nos hemos encontrado con empresas del sector que necesitan con urgencia una ordenación de su estructura y situación financiera donde poner las bases de gestión mínimas a partir de las cuales pueda abordar la gestión de otras áreas, principalmente la producción y las compras.

Por ello, para esta situación nuestra recomendación es comenzar por la implantación de esta área económica y financiera, para posteriormente y por fases, abordar el resto de  las áreas.

En cualquier caso, y con independencia de la consideración expuesta, la estrategia más óptima es la de implantar todo el sistema simultáneamente o al menos los elementos troncales, aunque somos conscientes de que la compañía tendrá que soportar momentos de gran tensión interna. Por ello, las consideraciones que a continuación se exponen vienen determinadas por una implantación menos conflictiva y con menos riesgos.

Una vez puesto el orden en la gestión financiera, al terminar la implantación de esta fase, se han puesto las bases para activar la siguiente fase, que nuestra recomendación es que sea la fase de planificación, producción y compras (Variaciones Futuras- Precios contradictorios, plan de gestión, descomposición y/o asignación de costes y plan de compras). En realidad esta fase, podría tener dos subfases, la fase propiamente de planificación y la relacionada con el asentamiento del coste objetivo previsto.

Con el desarrollo de esta fase entramos de lleno en la gestión de la analítica de obras y en el control efectivo de la obra, en todas sus especificidades. Se da por supuesto, que esta fase se integra totalmente, con el área económica y financiero.

Por último, abordaríamos la fase de preventa, es decir, la gestión del área de estudios y elaboración de ofertas. Obviamente, la información gestionada en el proceso de esta área, se integrará, con la segunda fase recomendada.

Quedaría para el final, aquellos aspectos de la gestión que no se hayan abordado en el momento de implementar un área. Nos estamos refiriendo a módulos como la gestión del inmovilizado, la gestión del almacén central, el control de documentación de subcontratistas,  la gestión de plantas, etc.

Hasta aquí la primera parte.

¿Os parece razonable lo comentado? ¿Os habéis encontrado con otras situaciones?

Estaría encantado de escuchar vuestra opiniones.

No olvides consultar

Guía imprescindible para implantar con éxito un ERP en una empresa de Construcción. (Parte 2)

 

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