Los mejores TIPS de la Gestión de Obra de IB Building 365

IB Building 365 es un sistema  de gestión empresarial que incorpora en un único proceso de información todas las áreas de gestión de la empresa. Cubre las necesidades totales desde el área económico financiera, el presupuesto y la planificación, la gestión de producción en la obra (Compras, Costes, Producción, Certificación, etc.), así como, en la actividad promotora, la gestión del Suelo, el plan de viabilidad, CRM y circuito comercial.

• Además la arquitectura de la solución, completamente modular y flexible, permite tanto implantar la solución completa gradualmente como escoger únicamente aquellos módulos que sean necesarios en la empresa. Asimismo, aborda de forma integrada la problemática de sectores auxiliares, tales como las Plantas de Transformación, Excavación y Movimientos de Tierras, la gestión de la Maquinaria, Rehabilitación y Restauración, Almacén Interno, etc..

• Destaca su capacidad de adaptarse a las necesidades de cada cliente de manera rápida y sencilla gracias a sus amplias posibilidades de parametrización, basada en la plataforma estándar de desarrollo de Microsoft, Microsoft Dynamics 365 Business Central.

14 TIPS clave de la Gestión de Obra de Ib Building 365

1.-Nuestro sistema se basa en un control analítico de las obras basado en los conceptos de costes y de producción a través de los cuales, se realiza el control y seguimiento mensual de las obras con independencia de lo que concluyan los resultados de la contabilidad que se obtienen más tarde. Está integrado totalmente con Dynamics 365 Business Central,  como solución certificada de Microsoft y disponible a traves de la App Source.

2.- La imputación se realiza sobre la obra y una estructura denominada de agrupaciones de coste que pueden ser de libre definición o vinculadas a las unidades de obra de un presupuesto en ejecución material (presupuesto de obra).A esta estructura la denominamos Master de Obra. De esta forma ofrecemos la máxima flexibilidad para que se puedan identificar los costes y su imputación correspondiente, simplificando la estructura de imputación al objeto de que fluyan los costes de la forma más ágil posible.En este sentido podemos tener diversas de obras de producción o centros de coste como puede ser el centro de coste de estructura, de oficinas, de taller, de plantas, etc…. Para IB Building, todos son obras, sean de producción o de otra naturaleza.

3.- El Master de obra tiene una valoración de venta (producción prevista a precio de contrata) y de coste previsto (de naturaleza directa e indirecta). A esta valoración la denominamos Reestudio de obra y podemos tener tantos como queramos a lo largo de la vida de la obra.El coste previsto directo e indirecto del Reestudio puede definirse por medio de descompuestos de productos, por naturalezas de coste, de forma alzada, etc.

4.- IB Building 365 está dotado de un sistema de planificación económica de la producción (de introducción manual o través de MS/Project) que permite obtener un Plan de gestión de obra. Se obtendrán tantos Planes de gestión, como Reestudios se generen. Los Planes de gestión tienen como cometido:

• Fijar un objetivo de cuenta de explotación previsoria de los períodos que se planifiquen.
• Obtener una carga financiera prevista en base al cálculo de la misma por períodos medios tanto para los cobros (Producción) como para los pagos (costes por naturalezas). Esta carga la podremos ver reflejada conjuntamente con el resto de previsiones financieras a través del módulo de Cash Flow de Obra.

5.- El control de las necesidades de compra se realiza a través del denominado Plan de compras o directamente, a través de la definición de Pedidos de compra. El Plan de compras es un sistema de ordenación de las necesidades (suministros o unidades de obra) en base a la definición de familias de compras y sus proveedores  gremiales homologados correspondientes. Se realiza a través de cuadros comparativos (Excel). El objetivo es la adjudicación de dichas necesidades a los proveedores seleccionados y la generación automática de pedidos compra privativos de la obra y/o pedidos abiertos. Los pedidos de compra una vez generados pueden opcionalmente tener una prolongación de tratamiento contractual (integración con Word).

6.- Una de las características más seguras y fiables de nuestro sistema es que no se puede imputar ninguna transacción analítica o contable que no tenga como consecuencia los grupos 6 y 7 de la contabilidad. El sistema no lo permite. De esta forma mantenemos en todo momento la integridad económica con los resultados contables.

7.- Los costes reales fluyen de diversos orígenes:

• Albaranes de suministros, procesados contra pedidos de compra.
• Certificaciones de subcontratistas o relaciones valoradas de producción.
• Partes de Mano de Obra, valorados a precio estándar o recalculados mediante los resultados mensuales de la Nómina.
• Partes de Maquinaria, valorados a precio estándar.
• Facturas de compra directas. Integración contable automática.
• Costes desde acopios por medio de diarios de inventarios.
• Costes desde asientos contables. Diarios contables.
• Costes desde otras Obras por Diario de obras (repartos analíticos, etc..).
• Costes desde Pedidos internos del Almacén Interno.

8.- La producción ejecutada (medición ejecutada mensual con fundada esperanza de cobro) se introduce por medición (contra las unidades de obra del presupuesto de obra) o por grado de avance de obra (porcentajes de avance).

9.- Permite certificar de la misma forma y de modo independiente a la declaración de producción ejecutada. La factura de venta que se genera se integra contablemente de forma automática.

10.- El sistema ofrece la posibilidad de realizar cierres mensuales de obra, cuyos efectos son los siguientes:

• Bloquea la posibilidad de imputar cualquier transacción analítica para el período de cierre.
• Genera los asientos contables de cierre para sinconizar la analítica con la contabilidad. Estos asientos producidos a final de mes, tienen el contrasiento correspondiente en la primera fecha del siguiente mes, a origen. Los asientos producidos son:
  • Obra en cursos diferencia entre producción y certificación.
  • Fares: albaranes imputados a coste pendientes de conformar su factura correspondiente.
  • Variación de existencias de acopios.
• Genera opcionalmente un nuevo Reestudio. El nuevo Reestudio recalcula la situación de los costes y de la producción pendiente, en base a la producción ejecutada y los costes reales imputados.

11.- Reporting de obra. Periódicamente (con el cierre mensual) se puede generar el reporting denominado IEO (Información Económica de Obra). Se compone de:

• Datos generales.
• Producción, Certificación y Cobro.
• Producción, Coste y Resultado.
• Seguimiento de la producción y el coste.
• Resumen total. (Comparativa de reestudios)
• Resumen del cuadre analítico y contable.
• Relación de certificaciones y cobros.

Esta misma información se puede obtener de forma agregada (IEO agregada) de todas las obras en formato Excel y sujeto a diversos filtros y clasificaciones.También se obtienen informes de gestión a nivel de agrupaciones de coste e incluso, descompuestos del Reestudio.

12.- Tanto la gestión de los cuadros comparativos del plan de compras, de los propios pedidos como la gestión de las facturas de compra pueden estar sujetos a Avisos y Firmas. Esta sujeción viene determinada por la parametrización de cuantías económicas a diversas categorías de firmantes. Las facturas de compra a su vez, pueden estar sujetos a un sistema de escaneo de las mismas.

13.- Nuestro producto contempla la posibilidad de que se definan y gestionen variaciones futuras del presupuesto o los denominados Precios Contradictorios. Dicha definición se puede establecer sobre las variaciones de las mediciones originarias del presupuesto aprobado o por la introducción de nuevos presupuestos de distinta naturaleza con sus capítulos y unidades de obra correspondientes. La gestión se realiza por medio de la generación de expedientes que una vez aprobados pasan a poderse certificar.

14.- Complementariamente a la funcionalidad central de nuestro producto, existen diversos gránulos y módulos adicionales que prolongan la funcionalidad del mismo:

• Gránulos complementarios a la gestión de obras.
  • Almacén Interno.
  • Control de documentación de subcontratistas.
  • Integración de UTES.
  • Homologación de proveedores.
  • Reparto de costes avanzado.
  • Esquemas de análisis de obra.
• Módulos adicionales:
  • Cash Flow.
  • Plantas de transformación.
  • Promoción inmobiliaria.
  • Mantenimiento urbano.
  • Mantenimiento de maquinaria.