¡Ahorra tiempo y dinero con la digitalización de documentos de IBERMATICA!

¿Te imaginas poder tener todos tus documentos y archivos importantes organizados y accesibles en cualquier momento y lugar? ¿Y si además te dijera que esto no solo te aportará comodidad, sino que también te permitirá ahorrar una cantidad significativa de dinero? Pues así es, y todo gracias a los servicios de digitalización de documentos que Ibermatica tiene para ofrecerte.

En primer lugar, vamos a hablar de los ahorros que puedes conseguir con la digitalización de documentos. La verdad es que son muchos, y todo depende del tipo de empresa que tengas y de la cantidad de documentos que necesites digitalizar. Sin embargo, podemos darte algunos ejemplos prácticos que ilustren estos ahorros:

• Imagina que tienes una pequeña empresa y necesitas almacenar facturas, recibos y otros documentos importantes. Si lo haces en papel, tendrás que invertir en archivadores, carpetas y espacio de almacenamiento. Además, cada vez que necesites buscar un documento, tendrás que dedicar tiempo y recursos para localizarlo. En cambio, si digitalizas tus documentos, podrás almacenarlos en la nube, ahorrando en espacio y evitando tener que dedicar tiempo y recursos en la búsqueda de documentos.
• Si tienes una empresa más grande, el ahorro puede ser aún mayor. Por ejemplo, en un departamento de recursos humanos, la digitalización de documentos puede agilizar los procesos de selección, contratación y gestión de nóminas, lo que se traduce en una reducción de costes. También puede mejorar la productividad de los empleados, ya que les permite acceder a la información que necesitan de forma más rápida y eficiente.
• Otro ejemplo es el de las empresas que necesitan cumplir con normativas específicas de conservación de documentos, como las relacionadas con la protección de datos personales. Si optas por la digitalización de documentos, podrás asegurarte de que cumples con todas las normativas y evitar sanciones por incumplimiento.

Veamos algunos casos prácticos de ahorro cuantificado en euros que se pueden obtener al contratar un servicio de digitalización de documentos con IBERMATICA:

• Ahorro en espacio físico de almacenamiento: Si una empresa tiene 10.000 documentos en papel y cada uno ocupa 1 MB de espacio digital, al digitalizar todos estos documentos se liberarían 10 GB de espacio en disco. Si el costo de un disco duro externo de 10 GB es de 50 euros, la empresa estaría ahorrando 50 euros en costos de almacenamiento físico.
• Ahorro en costos laborales: Si una empresa tiene un promedio de 5 trabajadores dedicados a la búsqueda y recuperación de documentos en papel, y cada uno de ellos dedica una hora al día a esta tarea, se estarían invirtiendo un total de 25 horas al día en esta tarea. Si el costo promedio de un trabajador es de 10 euros por hora, la empresa estaría ahorrando 250 euros al día o 6.250 euros al mes al digitalizar los documentos.
• Ahorro en costos de impresión y copiado: Si una empresa imprime y copia una media de 500 documentos al mes, con un costo promedio de 0,10 euros por página, estaría invirtiendo 50 euros al mes en esta tarea. Si se digitalizan los documentos y se establece un sistema de gestión de documentos digitales, se puede reducir significativamente el costo de impresión y copiado, lo que se traduciría en un ahorro significativo a lo largo del tiempo.

Otro factor importante a tener en cuenta es la seguridad de los documentos. La digitalización de documentos permite almacenar la información de forma segura y protegida, lo que reduce el riesgo de pérdida o robo de documentos físicos. Además, al tener los documentos digitalizados, se puede establecer un control de acceso y un seguimiento de la información, lo que aumenta la seguridad y la privacidad de los datos.

En cuanto a las ventajas de la digitalización de documentos, podemos destacar:

• Accesibilidad: Al digitalizar tus documentos, podrás acceder a ellos en cualquier momento y lugar, siempre y cuando tengas acceso a internet.
• Seguridad: La digitalización de documentos te permite almacenarlos de forma segura, evitando pérdidas, robos o daños físicos.
• Ahorro de espacio: La digitalización de documentos te permite liberar espacio físico en tu oficina, lo que puede resultar muy beneficioso si dispones de un espacio reducido.
• Agilidad: La digitalización de documentos te permite buscar y encontrar información de forma más rápida y eficiente, lo que mejora la productividad de tu empresa.

En cuanto a los riesgos de la falta de cumplimiento normativo, es importante destacar que no cumplir con las normativas puede conllevar sanciones económicas, pérdida de reputación y otros riesgos legales. Por ejemplo, si no cumples con la normativa de protección de datos personales, podrías enfrentarte a sanciones económicas muy elevadas.

En resumen, la digitalización de documentos es una opción muy interesante para cualquier empresa que quiera mejorar su eficiencia y reducir costes. Además, optar por un servicio especializado como el de Ibermatica puede asegurarte un cumplimiento normativo.