• Jefe de proyecto. Responsable del proyecto por parte de Ibermática, encargado de realizar todas las tareas de gestión: dirección del proyecto, organización de los recursos que intervienen en el proyecto, planificación de los trabajos a realizar, administración temporal, control de incidencias, seguimiento y comunicación. En cuanto a las tareas de producción, el Jefe de proyecto apoya al equipo de consultores estableciendo con ellos el contenido y calendario de las sesiones de consultoría y de la formación, y realiza también el seguimiento y control del nivel de servicio durante el periodo de arranque de la aplicación. Su trabajo se centra en las tareas productivas del proyecto, consiste en establecer el contenido de las sesiones de consultoría con ayuda del Jefe de proyecto, realizando después los análisis funcionales y trasladando la carga de adaptaciones a Programación. Realiza el chequeo funcional de la solución terminada, prepara los contenidos para la formación funcional con ayuda del Jefe de proyecto si procede, e imparte dichos contenidos formativos. Por último se encarga de dar soporte a los usuarios durante el arranque de la aplicación.
• Analista / Programador. Es el rol encargado de realizar el análisis orgánico de las adaptaciones maximizando la independencia del código desarrollado mediante la utilización de nuevos objetos y enlaces ligeros con el código de la solución estándar. Desarrolla las adaptaciones siguiendo el análisis funcional y orgánico establecido, así como las guías de estilo aplicables para el entorno de programación utilizado. Por último realiza también el chequeo técnico de la solución terminada.
• Técnico de Sistemas. Es el encargado de realizar tareas técnicas adicionales tales como la instalación de software de sistemas y software de aplicaciones, integración y conectividad con otros programas, pruebas de funcionamiento y rendimiento, etc. Su intervención en la implantación tiene un carácter puntual y es coordinada por el Jefe de proyecto.

• Coordinador del proyecto. Responsable del proyecto por parte del cliente. Sus labores son similares a la del Jefe de proyecto pero en el contexto de su compañía. Planificará todas las tareas del proyecto asegurando la disponibilidad de recursos de su organización necesarios para su correcto desempeño. Realizará las tareas de gestión de proyecto con el Jefe de proyecto encargándose de su seguimiento y manteniendo informado al promotor o comité de dirección sobre su desarrollo.
• Usuarios Clave. Responsable de departamento o área cuyo alcance operativo está incluido en el proyecto. El coordinador del proyecto seleccionará las personas que considere adecuadas en función de las necesidades del mismo. Su misión durante la implantación consiste en velar por el cumplimiento de los requerimientos recogidos en el alcance del proyecto para su área de responsabilidad, facilitando la adaptación operativa al nuevo sistema. Es conveniente que los usuarios clave potencien la participación de los usuarios finales en el proyecto, y que durante la implantación les informe periódicamente sobre su evolución. Los criterios de trabajo de los usuarios clave deberán consensuarse con el coordinador del proyecto antes de realizar las consultorías, con objeto de evitar posibles disparidades de criterio. Estos usuarios también participan en el chequeo y revisiones finales del producto.
• Usuarios Finales. Recursos que una vez finalizada la implantación, realizan la actividad de explotación operativa con el sistema de gestión. Por lo tanto necesitarán recibir la formación y soporte adecuado para ello. Durante la fase de arranque, informarán de forma constructiva a sus responsables (usuario clave), sobre cualquier posible incidencia detectada, posible mejora o sugerencia. La comunicación con los usuarios finales durante el proyecto de implantación se canalizará a través del usuario clave correspondiente.
• Administrador BBDD. Usuario de perfil técnico que una vez terminada la implantación, se encargará de todas las labores internas de servicio relativas a la base de datos, (mantenimiento y optimización de la base, control del acceso a los datos, copias y políticas de seguridad, etc.). Durante la implantación el Administrador colaborará con los técnicos y programadores facilitando la realización de labores técnicas.

En esta fase se diseño y documenta la solución final, intenta el máximo aprovechamiento de la funcionalidad estándar del ERP, y minimizando las adaptaciones necesarias. Esta fase se compone de las tareas siguientes:

• Enfoque del proyecto. Con esta tarea se pretende por una parte, que el coordinador del proyecto y los usuarios clave conozcan las posibilidades funcionales y operativas que le aporta el programa, y por otra parte que se obtenga una impresión de cómo sus procesos serán implementados en él. Es importante que exista un intercambio de la información necesaria para que el consultor perfile el análisis posterior.
• Análisis. El objetivo es documentar los trabajos a realizar en la implantación. Por cada área se definen los procesos que se van a utilizar y de qué manera se implantará y configurará el sistema. Así mismo se diseñan las adaptaciones a realizar, los procesos de traspaso de datos (migración), y aquellos que serán introducidos mediante una carga manual de datos.

Se desarrolla lo definido en la fase de Diseño, tanto posibles adaptaciones como configuración del programa, por lo que existe un marcado componente técnico en la misma. Las principales tareas a realizar son:

• Planificación. Se planifica la implantación con la información recopilada por el Director de proyecto en los análisis anteriores, acordándola con el Coordinador del Proyecto (cliente) y reflejándola en el planning general.
• Especificaciones técnicas.De ser necesario realizar adaptaciones, a partir del análisis, se preparan las especificaciones técnicas (análisis orgánico) para su desarrollo.
• Desarrollos.Se realiza la programación de las adaptaciones, así como el desarrollo de los informes y los procesos de traspasos de datos necesarios; siguiendo las especificaciones descritas en los análisis anteriores.
• Carga de datos. Antes de realizar las pruebas y normalmente de forma paralela al desarrollo, se realizan el traspaso de datos de prueba, se introducen los datos manuales necesarios, y los parámetros de configuración recogidos en el análisis de implantación.
• Chequeos. Pruebas del sistema incluyendo las modificaciones, impresos e informes. Las pruebas deben centrarse en que se cumplan las funcionalidades definidas en el análisis, y deben asemejarse lo más posible a la realidad, por lo que en la medida de lo posible se utilizarán datos reales que incluyan los datos traspasados y los introducidos manualmente. Las pruebas internas se realizan a distintos niveles, tanto por parte del equipo de calidad como de los consultores del proyecto. Una vez realizados todos los ajustes detectados, se efectúa un circuito de pruebas externas con el coordinador del proyecto, los usuarios clave, o si es necesario, usuarios finales.

• Planificación de la formación y del arranque. Se define el temario y la duración de la formación a los usuarios finales, indicando qué procesos requieren formación específica y elaborando una lista de asistentes a cada módulo formativo. Se acuerdan las fechas para impartir la formación y la fecha estimada para el arranque del sistema, lo más próxima posible a la formación.
• Formación a usuarios finales. Se realiza la formación pactada cuyo objetivo es transmitir a los usuarios finales el conocimiento sobre la operativa de procesos que utilizarán inmediatamente a partir del arranque del sistema, y realizar prácticas sobre el mismo.
• Traspaso de datos definitivo. Realización de la extracción y el traspaso definitivo de datos justo antes del arranque del sistema.
• Arranque y soporte. Esta tarea implica comenzar a utilizar el sistema en explotación real. Será necesario garantizar el correcto funcionamiento del nuevo sistema mediante un soporte que resuelva las posibles dudas de los usuarios al enfrentarse por primera vez al programa, y que minimice el impacto de las posibles incidencias no depuradas en las fases anteriores. Esta tarea supone una formación complementaria para los usuarios que consolida de forma práctica los conocimientos funcionales adquiridos. Al finalizar esta tarea, el proyecto queda finalizado, realizando el traspaso de la cuenta al Centro de Servicios al Cliente (CSC), para continuar con su atención y mantenimiento futuro.

El proyecto será gestionado en fases, tareas, e hitos de control según nuestra metodología ibg.met descrita anteriormente. Esta metodología de trabajo más las instancias de control y gestión que se recogen en este apartado, garantizan el correcto desarrollo del sistema , como producto de un proyecto realizado con rigor y transparencia de gestión, cumpliendo en costes, plazo y calidad con las expectativas iniciales.A nuestro entender, las líneas básicas para la dirección del proyecto son:

• Transparencia entre las partes implicadas en cuanto a responsabilidades, situaciones críticas, recursos, plazos, imprevistos y todo aquello que pueda afectar al proyecto.
• Control y gestión compartidos del proyecto en cuanto a estrategias, tácticas, decisiones, asignación de recursos, etc.

• Dirección del Proyecto. La dirección del proyecto es realizada de forma conjunta por el coordinador del proyecto designado por la empresa y el jefe de proyecto designado por Ibermática. Sus funciones son la planificación; la asignación de medios materiales y humanos; el control de recursos, plazos y técnicas, y la elaboración de informes de seguimiento.
• Comité de Dirección. Estará constituido por el promotor del proyecto o su representante, el coordinador del proyecto por parte de la empresa, el jefe de proyecto por parte de Ibermática y los responsables con capacidad de decisión sobre el proyecto que en cada caso se determinen.
• Informe de seguimiento. Adicional a otros informes específicos que se puedan solicitar, periódicamente el jefe de proyecto de Ibermática elaborará un informe, acordando su contenido con el coordinador del proyecto de la empresa, que constará al menos de:
• Hitos y tareas cubiertos en el periodo
• Hitos y tareas del periodo siguiente
• Puntos críticos detectados o previstos
• Recursos consumidos